Die wichtigsten Schritte zum erfolgreichen Travel Management

Laut Oxford Economics* sind rund 28% der erfolgreichen Geschäftsbeziehungen auf Geschäftsreisen zurückzuführen. Als fixer Bestandteil und ein strategisch wichtiges Werkzeug vieler national und international tätiger Unternehmen stärken sie Geschäftsbeziehungen, helfen beim Aufbau von Netzwerken und dienen der direkten Kundenkommunikation.

Dabei bildet das Travel Management die Schnittstelle zwischen Reisenden und verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens. Der Einsatz moderner Lösungen im Business Travel Management hilft Geschäftsreisen zeitsparend und kostensenkend zu organisieren.

*Quellenangabe: Oxford Economics – US Travel Association- ROI on US Business Travel

Travel Management beinhaltet sämtliche Aufgaben, die im Zusammenhang mit Geschäftsreisen anfallen. Von der Suche nach preiswerten Angeboten über die Buchung bis hin zur Abrechnung. Dazu gehören auch die Optimierung interner Prozesse, Erstellung von Reiserichtlinien und Mitarbeiterbetreuung während einer Reise.

Eine effiziente und kostendeckende Abwicklung steht hierbei  im Vordergrund. Zugleich dürfen jedoch auch die Bedürfnisse der Reisenden nicht außer Acht gelassen werden.

Der Travel Manager ist in der Regel ein Mitarbeiter des Unternehmens, der sich um die Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen kümmert. Je nach Unternehmensgröße übernimmt die Aufgabe des Travel Manager auch der Office Manager oder aber auch die HR Abteilung.

In seiner Funktion stellt der Reiseverantwortliche ein wichtiges Bindeglied zwischen Geschäftsreisenden, Vorgesetzten und der Finanzabteilung dar. Sein Wirkungsbereich ist sehr umfangreich und beginnt bereits vor der eigentlichen Reise. Zudem fallen die Nachbearbeitung und vorbereitende Buchhaltung in sein Aufgabengebiet.
Aufgaben im Detail:

Welche Unternehmen von diesem Service profitieren hängt vom Reisevolumen und dem Budget ab. So können auch bereits sehr kleine Firmen ab einem Reisevolumen von etwa 30.000 € durch den Einsatz von Travel Management Lösungen einen Nutzen ziehen.

Mit der Integration von Reservierungsportalen oder End-to-End-Travel Management Lösungen können Geschäftsreisen besser gesteuert und kostensparender organisiert werden.

Klassische Branchen sind Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen. Dazu zählen:

Reisemanagement ist vielfältig und komplex; es bedarf der Zusammenarbeit verschiedener Bereiche und Abteilungen u.a. mit dem Office Management, HR,  Geschäftsreisenden, der Finanzabteilung und externen Ansprechpartnern wie Reisebüros und dergleichen. Ihm obliegt die Organisation und Prozessoptimierung. Entscheidungsträger bleiben in der Regel jedoch Betriebsleiter und CEO.

Für einen reibungslosen Ablauf der Reiseprozesse, ist es essentiell komplizierte Buchungsvorgänge zu vereinfachen, den Kommunikations- & Zeitaufwand auf ein Minimum zu reduzieren und endlose Schleifen im Genehmigungsprozess zu eliminieren. Die folgenden 3 Eckpfeiler helfen Ihnen dabei Ihr Travel Management auf den neusten Stand zu bringen:

Offen kommunizierte Rahmenbedingungen hinsichtlich Budget und Buchungsmöglichkeiten vereinfachen den Buchungsvorgang und bringen den eigenen Mitarbeitern Vertrauen entgegen.

Flexible Prozesse und optimierte Reiserichtlinien ohne Mikromanagement ermöglichen schnelle Genehmigungsprozesse und effiziente Buchungsvorgänge. Sie helfen Ihnen dabei die Sicherheit Ihrer Reisenden zu gewährleisten und um im Fall der Fälle schnell zu reagieren.

Um den Überblick über entstandene Kosten und die Wirtschaftlichkeit zu behalten, sind aussagekräftige Reportings unerlässlich. Kosten- & Ressourcenkontrolle helfen Ihnen dabei Ihre Ausgaben im Blick zu behalten und an der richtigen Stelle zu optimieren.

Mit der Globalisierung und dem Unternehmenswachstum ändern sich auch die Anforderungen an Geschäftsreisen & das Business Travel Management. Reiseverantwortliche müssen sich neuen Trends anpassen und mutieren vom Einkäufer von Reisedienstleistungen hin zum Prozessoptimierer.

Um diesen Herausforderungen gewachsen zu sein, greifen viele Unternehmen zu externen Partnern oder digitalen Lösungen. Doch auch diese können oft nicht alle Probleme lösen.

Geschäftsreisen sollen dem Unternehmen einen Mehrwert bieten und somit auch gewinnbringend sein. Daher muss die Organisation und Buchung stets wirtschaftlich und bedarfsgerecht erfolgen.

Eine rasche und unkomplizierte Reisebuchung spart Zeit und Geld. End-to-End Travel Management Systeme bringen eine schnelle Übersicht des günstigsten Angebotes und vereinfachen die Organisation. So ist eine aufschlagsfreie Tür-zu-Tür-Buchung in nur 5 Minuten möglich. Auch kurzfristige Änderungen und Stornierungen lassen sich mithilfe geeigneter Lösungen rasch umsetzen.

Die manuelle Reisekostenabrechnung ist ein Zeitfresser und fehleranfällig. Mit der Buchung über Travel Management Systeme können sämtliche Belege und Ausgaben bereits während der Reise digital erfasst und an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Zudem haben Sie zu jeder Zeit den vollen Überblick über die Kosten der jeweiligen Reise. Die Anbindung an ein bestehendes ERP-System vereinfacht den Workflow und beschleunigt den Abrechnungsprozess.

Klar definierte Reiserichtlinien geben einen Rahmen vor, indem sich der Reisende frei bewegen kann, schaffen Vertrauen und Transparenz. Dadurch entfallen häufiges Nachfragen und langwierige Genehmigungsprozesse. Dies beschleunigt den Buchungsprozess und gibt Sicherheit und Struktur. Automatisierte Reiserichtlinien sind einfach zu erstellen und 100% compliant – für mehr Vertrauen und Transparenz ohne Mikromanagement.

Die Automatisierung manueller Prozesse ermöglicht einen effizienteren Workflow, gibt mehr Struktur und erlaubt einen besseren Überblick. Lange Wartezeiten zwischen den einzelnen Arbeitsschritten fallen weg, was sich zeit- und kostensparend auswirkt. Eine Prozessoptimierung im Travel Management bringt mehr Compliance & Effizienz.

Die Betreuung der Mitarbeiter während der Reise ist ein weiterer wichtiger Faktor für den Erfolg. Mobile Apps, die alle notwendigen Unterlagen digital gespeichert und jederzeit abrufbereit halten, ersparen das Mitführen zahlreicher ausgedruckter Mails mit Informationen und Tickets. Auch das Auslagenmanagement kann so papierlos, von unterwegs aus erledigt werden.

Ein professionelles und effizient arbeitendes Business Travel Management hängt von verschiedenen Faktoren ab. Wichtig ist es die Abläufe so zu setzen, dass die Mitarbeiter im Reisemanagement entlastet werden, was letztendlich die Produktivität steigert.