Die wichtigsten Infos zum Thema Reisekostenabrechnung

Wir haben für Sie alles Wissenswerte rund um die Reisekostenabrechnung zusammengetragen und die wichtigsten Fragen beantwortet.

Reisekosten sind Aufwendungen, die im Zuge einer Geschäftsreise entstehen. Hierzu zählen u. a. Transport- und Fahrtkosten, Kosten für Übernachtungen, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten (Reisegepäckversicherungen, Mautgebühren udgl.)

Eine Reisekostenabrechnung ist die Aufschlüsselung durch eine Geschäftsreise entstandener Kosten und dient der besseren Übersicht und Transparenz über die Gesamtkosten einer Reise. Somit ist sie ein wichtiges Instrument im Controlling. Sie bildet jedoch auch die Grundlage für die Personalabteilung zur Lohnabrechnung der Mitarbeiter.

Für das Unternehmen zählen Reisekosten zu den Betriebsausgaben, eine aussagekräftige Auflistung über sämtliche Kosten der Reise ist daher wichtig.

Folgende Angaben sollten auf der Reisekostenabrechnung unbedingt enthalten sein:

Die angeführten Kosten der Abrechnung müssen durch Belege dokumentiert werden.

Reisekostenabrechnungen unterliegen grundsätzlich weder formalen noch gesetzlichen Richtlinien. Somit müssen sie weder auf speziellen Formularen erstellt werden noch ist eine Unterschrift des Antragstellers notwendig. Prinzipiell genügt eine formlose Auflistung auf einem normalen Blatt Papier, entweder handschriftlich oder digital.

Grundsätzlich ist die Erstellung einer Reisekostenabrechnung nicht verpflichtend. Wenn die Abrechnung durch den Arbeitgeber nicht vereinbart ist, kann der Mitarbeiter die Aufwendungen im Zuge der Geschäftsreise über die Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. 

Unter einer Geschäftsreise versteht man eine beruflich veranlasste Tätigkeit außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte. 

Daraus entstehende Kosten müssen vom Arbeitgeber getragen werden. Zudem steht das Unternehmen auch in der Fürsorgepflicht seinem Arbeitnehmer gegenüber. Er muss also sämtliche Vorkehrungen für den Schutz und die Sicherheit des Reisenden treffen. 

Die Herausforderung beginnt bereits bei der Buchung der Geschäftsreise.

In der Regel übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten. Dieser kann die Aufwendungen als Betriebsausgaben bei der Steuer geltend machen.

Trägt der Arbeitgeber die Reisekosten nicht, kann der Arbeitnehmer die Reisekosten mit der jährlichen Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten absetzen. Dafür müssen sämtliche Belege vorgelegt werden.

Wenn das Unternehmen die Geschäftsreise bereits im Vorfeld bezahlt, können dennoch während der Reise Kosten entstehen, die der Reisende vorerst selbst zu tragen hat, wie etwa Verpflegung, Parkgebühren oder Messeeintritte. Diese werden im Nachhinein mittels Reisekostenabrechnung erstattet.

Rechnet der Arbeitnehmer die Reisekosten mit dem Arbeitgeber gegen, sind diese innerhalb rechtlicher Grenzen steuerfrei. 

Anmerkung: Das Absetzen der Reisekosten über die Einkommenssteuererklärung ist nur möglich, wenn diese nicht bereits mittels Reisekostenabrechnung abgegolten wurden.

Sofern in den Reiserichtlinien nichts anderes vereinbart ist, steht dem Reisenden die Art des Verkehrsmittels grundsätzlich frei. Die jeweiligen Fortbewegungsmittel werden jedoch unterschiedlich in der Reisekostenabrechnung behandelt. 

Reist der Arbeitnehmer mit Mietwagen, Flugzeug oder anderen Verkehrsmitteln werden die entstandenen Kosten zur Gänze erstattet. Bei einer Reise mit dem Dienstwagen sind die Kosten in den Betriebsausgaben des Unternehmens enthalten. 

Bei der Nutzung des eigenen Fahrzeuges kann entweder ein individueller oder ein pauschaler Kilometersatz angesetzt werden.

Die jährlichen Kosten für das jeweilige Fahrzeug werden addiert und durch die Summe der pro Jahr gefahrenen Kilometer geteilt. Der daraus resultierende Wert wird als Kilometersatz für die Reisekostenabrechnung herangezogen.

Fahrzeugkosten pro Jahr: 5.000 €, voraussichtliche gefahrene Kilometer pro Jahr: 14.000

5.000 € : 14.000 km = 0,3928 €/km

Der individuelle Kilometersatz für dieses Fahrzeug beträgt 0,39

Legt der Mitarbeiter bei einer Reise 200 Kilometer zurück, bekommt er 78 Euro erstattet (200 km x 0,39 €/km = 78 €)

Fahrtkostenberechnung PKW mit einem pauschalen Kilometersatz

Der pauschale Kilometersatz für ein Auto beträgt 0,30 €/km. Für die Reise mit einem motorisierten Zweirad oder einem Elektrofahrrad können 0,20 €/km verrechnet werden.

Bei einer geschäftlichen Reise von 200 km erhält der Reisende 60 Euro erstattet (200 km x 0,30 €/km = 60 €).

Legt der Reisende die Strecke mit dem Motorrad zurück, kann er 40 € über seine Fahrtkostenabrechnung beantragen (200 km x 0,20 €/km = 40 €).

Bei der Nutzung eines Firmenwagens werden die Kosten zur Gänze vom Arbeitgeber übernommen. In der Regel stellt das Unternehmen eine Tankkarte zur Verfügung. Die zurückgelegten Kilometer können anhand eines Fahrtenbuches dokumentiert werden, wobei jede Fahrt, egal ob beruflich oder privat, erfasst werden muss.

Führt der Reisende kein Fahrtenbuch, greift die 1 % Regel. Hier muss der Arbeitnehmer monatlich eine Summe in Höhe von 1 % des Listenneupreises (brutto) des Fahrzeuges versteuern. Somit ergibt das 12 % des Listenpreises des Wagens. Bei einem Listenpreis von 45.000 € inkl. Umsatzsteuer, ergibt dies eine Summe von 5.400 €, welche der Arbeitnehmer abführen muss.

Für die Rückerstattung der Kosten eines Mietwagens müssen sämtliche Belege gesammelt und vorgelegt werden. Die Aufwendungen werden vom Unternehmen in voller Höhe rückerstattet.

Auch die Kosten für die Reise mit Bahn, Bus oder Flugzeug werden vom Arbeitgeber übernommen. Geht der Reisende in Vorleistung, werden die Aufwendungen mittels Belegen beim Arbeitgeber eingereicht.

Für Übernachtungen während der Geschäftsreise können entweder die tatsächlich entstandenen Kosten oder eine Pauschale angesetzt werden. In der Regel ist das verfügbare Budget für Übernachtungen in den bestehenden Reiserichtlinien festgelegt. Die Kosten werden dann komplett erstattet. Zusätzliche Leistungen wie Spa oder Sauna sind dabei ausgeschlossen, jedoch können Wäscheservice und Internet enthalten sein.

Für die Erstattung der tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten müssen alle Rechnungen vorgelegt werden. Gehen Belege verloren, können die Kosten auch geschätzt werden, die Übernachtung muss jedoch nachweislich stattgefunden haben.

Für die Übernachtung kann auch eine Pauschale angewendet werden. Diese fällt für das jeweilige Reisezielland in unterschiedlicher Höhe an. Die Pauschale ist auch hilfreich als Orientierungshilfe für das Selfservice bzw. zur Erstellung der Reiserichtlinien für Auslandsreisen. Buchende und Reiseverantwortliche wissen dadurch, welche Preise für das jeweilige Reiseland im Rahmen liegen.

Werden in der gewählten Unterkunft Mahlzeiten angeboten, dürfen die dafür entstandenen Kosten nicht zu den Übernachtungskosten hinzugerechnet werden.

In Deutschland gilt derzeit ein Pauschalsatz von 20 % für ein Frühstück und 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Bietet das Hotel beispielsweise Übernachtung mit Frühstück an, müssen 20 % vom aktuellen Tagessatz für die Mahlzeit abgezogen werden (derzeit € 5,60). Wird auf der Rechnung das Frühstück nicht extra angeführt, sondern nur ein Gesamtbetrag ausgewiesen, wird der Betrag ebenfalls pauschal gekürzt. Das Gleiche gilt für Halb- oder Vollpension.

Beispiel

Wird zur Berechnung der Tagessatz in Höhe von 28 Euro herangezogen, muss für ein Frühstück (20 %) um 5,60 Euro gekürzt werden. Für ein Mittag- und Abendessen werden (40 %) 11,20 Euro angesetzt.

Kosten, die für die Verpflegung des Reisenden entstehen, zählen zum Verpflegungsmehraufwand und können mittels Verpflegungspauschale erstattet werden. Die gesetzlich geregelten Pauschalen sind je nach Dauer und Zielort der Reise gestaffelt. Alle aktuellen Verpflegungssätze für Deutschland und die Welt finden Sie in unserem Artikel.

Bei einer Dienstreise zwischen 8 und 24 Stunden, greift die kleine Pauschale in Höhe von 14 €. Dauert die Reise länger als 24 Stunden kommt die große Pauschale in Höhe von 28 € zum Tragen. Für den Tag der An- und Abreise können 14 € geltend gemacht werden.

Die Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland sind je nach Reisezielland unterschiedlich und werden ebenso in kleine Pauschalen, große Pauschalen und Übernachtungspauschalen gegliedert.

Zu den Reisenebenkosten zählen etwa Parkgebühren, Eintrittskarten, Gepäckaufbewahrung am Flughafen, Taxikosten oder aber auch anfallende Kosten für berufliche Korrespondenz. Ebenso können Trinkgelder über die Reisekostenabrechnung zurückgefordert werden.

Achtung: Trinkgelder können über einen Eigenbeleg geltend gemacht werden. Auf dem Beleg muss unbedingt der Ort, das Datum und die Art der Dienstleistung angeführt werden.

Anmerkung: Kosten, die für das private Vergnügen während der Geschäftsreise entstehen, können nicht als Reisenebenkosten geltend gemacht werden. Dazu zählen u. a. die Minibar im Hotel, Pay-TV oder Massagen. 

Ist der Arbeitnehmer länger als 3 Monate auswärts tätig, können anfallende Verpflegungsmehraufwendungen nicht als Werbekosten über die Einkommenssteuererklärung geltend gemacht werden.

Die 3 Monatsregel greift nur dann, wenn der Arbeitnehmer durchgehend am selben auswärtigen Ort arbeitet. Der Berechnungszeitraum beginnt mit dem Tag der Reise und endet mit der Rückkehr. 

Wird die berufliche Tätigkeit für mehr als 4 Wochen wegen Urlaub oder Erkrankung unterbrochen, beginnt die 3 Monatsfrist erneut. Bei einer Unterbrechung von weniger als 4 Wochen läuft die 3 Monatsfrist weiter.

Herr Böhm arbeitet vom 01.09.2020 bis zum 31.12.2020 auswärts. Aufgrund einer Erkrankung unterbricht er seine Tätigkeit vom 10.10.2020 bis zum 15.11.2020. Da der Krankenstand länger als 4 Wochen gedauert hat, beginnt die 3 Monatsfrist erneut mit 16.11.2020.

Wäre Herr Böhm nur von 10.10.2020 bis zum 20.10.2020 erkrankt, würde die 3 Monatsfrist ohne Unterbrechung weiterlaufen und mit 01.12.2020 enden.

Mitarbeiter, die auf Geschäftsreisen gehen, möchten die entstandenen Kosten auch abrechnen. Doch die Erstellung einer Reisekostenabrechnung kann mitunter sehr umfangreich und langwierig sein. 

Eine Reisekostenabrechnung Vorlage hilft bei der Berechnung. Für Unternehmen mit einem hohen Reiseaufkommen kann sich die Anschaffung einer Software für Reisekostenabrechnungen auszahlen.

Manche Firmen nutzen Excel- oder Word-Vorlagen zur Abrechnung der Reisekosten. Damit können alle angefallenen Kosten der Geschäftsreise aufgeführt und abgerechnet werden. 

Die manuelle Reisekostenabrechnung ist oft mit einem erheblichen Aufwand verbunden, kostet Zeit und somit auch Geld. Diese Variante der Abrechnung wird vor allem in Kleinstbetrieben und Unternehmen mit sehr geringem Reiseaufkommen verwendet.

Für Firmen mit einem hohen Reiseaufkommen empfiehlt sich die Reisekostenabrechnung mit einer Software. Mittlerweile gibt es eine Reihe von Anbietern, die für jedes Unternehmen die passende Lösung anbieten. 

Vor allem eine All-Inklusive-Lösung, mit der jeder Schritt einer Geschäftsreise von der Planung bis zur Abrechnung durchgeführt werden kann, erleichtert die Abläufe.