Wie Ihr Unternehmen bei Geschäftsreisen sparen kann

Ein kritischer Blick auf das angesetzte Reisebudget in einer Firma ist hilfreich, um Einsparmöglichkeiten zu eruieren.

Vorab gilt: Um effektiv und nachhaltig an den Reiseausgaben zu schrauben und die Kosten zu reduzieren, braucht es die Mitarbeit aller Team-Mitglieder und nicht nur die der Chefetage. Sie müssen alle an Bord holen, Transparenz zeigen und vor allem Ihren Mitarbeitern vertrauen, dass auch sie an Firmen-Einsparungen Interesse haben. Verordnungen und die Kontrolle von oben wird Ihnen langfristig wenig bringen, da Sie auch hierfür wieder Zeit und Geld in die Hand nehmen müssen.

Auch wenn in vielen Firmen Druck herrscht und Deadlines eingehalten werden müssen oder der Geschäftspartner nur begrenzt Zeit hat, es lohnt sich mitunter, flexibel zu sein. Flüge, Zug- oder Hotelkosten können je nach Wochentag stark variieren, Einsparungen von bis zu 50 Prozent sind hier möglich. Kommunizieren Sie deshalb zu Ihren Mitarbeitern, bei der Reiseplanung Alternativtermine anzugeben und flexibel zu denken. Am besten ist es, wenn Ihre Mitarbeiter über Ihr internes Reiseplanungstool die Reisen selbst buchen können und die Kosten transparent sind – dies schafft Vertrauen und spart Geld.

Sie arbeiten schon seit eh und je mit derselben Agentur zusammen oder Ihre Sekretärin bucht auf den gleichen Seiten und bei den gewohnten Anbietern die Reisen für Ihre Firma? Es ist sicherlich gut, Gewohnheiten zu wahren, bei der Reiseplanung kann Ihnen das viel Geld kosten. Hier lohnt es sich, in ein professionelles Reiseplanungs-Tool zu investieren, das Ihnen die günstigste Variante für Ihre Reise anzeigt und Ihnen die Planung sowie die Kostenabrechnung abnimmt.

Es wäre kostensparend, wenn Sie in der Lage sind, die Reisen Ihrer Angestellten sehr langfristig zu planen. Dies ist aber meist nicht der Fall, da Reisen unvorhergesehen angetreten werden müssen. Falls in Ihrer Firma die Mitarbeiter selbst Ihre Reise buchen, kann Ihnen das viel Geld kosten.  Sie können nicht davon ausgehen, dass alle Ihre Angestellten Ihre Richtlinien zu Reisebuchungen beachten, falls Sie diese überhaupt haben. Einfache und leicht umsetzbare Guidelines helfen Ihnen kosteneffezient zu agieren. Unser Tool hilft Ihnen zum Beispiel dabei, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Reise selbst planen, ohne dabei das Budget zu sprengen. Automatisierte Kommunikationswege beugen Fehlausgaben und
-abrechnungen vor. Hier ist es auch wichtig, dass die Reiseabrechnung ebenfalls standardisiert ist. Ein Beleg über Kreditkartenabrechnungen sagt zu wenig aus. Eine klare Dokumentations-Vorgabe ist wesentlich und hilft langfristig bei der Kostenreduktion.

Wenn Sie Ihre Ausgaben dokumentieren, sollten Sie diese auch analysieren. Dies kann Ihnen so manchen Aha-Effekt bescheren. Welcher Posten in der Reise verursacht die größten Kosten? Welche Abteilung reist am häufigsten und aus welchen Gründen? Sprengt das Reisen in eine bestimmte Stadt Ihr Budget? Sehen Sie sich Ihren Posten für Geschäftsreisen bereits frühzeitig an, um im nächsten Quartal darauf reagieren zu können. Es lassen sich mit Sicherheit Punkte finden, wo Sie einsparen können.

Jeder freut sich über Lob. Verbunden mit einem Geschenk, einer Vergünstigung oder sonstigen Anerkennung ist die Freude noch größer. Es ist wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern die Gründe zu verstehen geben, wenn Sie Reisekosten senken und diese ihre Ansprüche eventuell anpassen müssen. Für jedes Unternehmen kann ein Lob anders aussehen. Team-Events, die mit einem eingesparten Betrag organisiert werden, ein gemeinsames Essen oder Gutscheine – hier sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt.

Ein All Inklusive Geschäftsreise-Portal wie Lanes & Planes hilft Ihnen dabei Ihre Reisekosten zu senken.

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