Wertvolle Tipps zur Reiseplanung für Office Manager

Sind Sie für die Organisation der Geschäftsreisen in Ihrer Firma zuständig? Dann wissen Sie wahrscheinlich, wie stressig eine durchdachte Planung und flüssige Durchführung von Reisen sein kann. Die besten Angebote zu den passenden Zeiten finden, die schnellsten Verbindungen suchen und alle relevanten Daten einholen: Das kostet meist wertvolle Zeit und noch viel wertvollere Nerven. Wir geben Ihnen in unserem Blogpost praktische Tipps, damit Ihnen die Reiseplanung in Zukunft ganz leicht von der Hand geht.

In manchen Unternehmen gibt es ein eigenes Travel Management, welches sich um die Organisation und die Buchung der Reisen kümmert. Doch vor allem in kleineren und mittelständischen Firmen übernimmt der Office Manager diese Arbeit. Ein wahres Multitalent, das sich um den gesamten Ablauf im Büroalltag und oft auch um Personal- und Buchhaltungsaufgaben kümmern muss. Neben den täglichen To Dos ist eine aufwändige Reiseorganisation oft kaum zu schaffen.

Viele Firmen verfügen über keinen standardisierten Prozess für Reisebuchungen. Während manche Angestellte persönlich bei Ihnen vorbeikommen, um ihre Reise zu planen, schreiben andere eine E-Mail oder eventuell sogar eine Textnachricht. Manche sind detailliert in ihren Wünschen und geben Ihnen sämtliche Informationen, bei anderen fehlt die Hälfte der wesentlichen Angaben oder sie teilen Ihnen Sonderwünsche erst später mit.

Wie dem auch sei – machen Sie sich das Leben leicht und legen Sie Ihre eigenen Standards fest, die sie klar und deutlich, am besten in schriftlicher Form, formulieren und allen Personen aushändigen, für die Sie bei der Reiseplanung zuständig sind. Diese können zum Beispiel beinhalten, ob der Reisende ein bestimmtes Hotel oder eine bestimmte Fluggesellschaft bevorzugt, spezielle Essenswünsche hat oder ob die Buchungsdaten flexibel sind. Punkte, bei denen Sie immer wieder nachhaken müssen oder die ständig last-minute bei Ihnen ankommen, sollten Sie ebenfalls in Ihr Handout aufnehmen.

Hilfreich ist es zudem, wenn Ihre Kollegen angeben, ob die Reise schon in den nächsten Tagen gebucht werden kann oder ob sich eventuell noch etwas verändert. Damit vermeiden Sie Umbuchungsgebühren und können den günstigsten Tarif frühzeitig buchen.

Falls es in Ihrer Firma schwierig ist, dieses Handling bis in die Chefetage durchzuführen, können Sie auch eine Checkliste für sich selbst machen und die Informationen direkt einholen und eintragen. Besondere Annehmlichkeiten für Executives, wie extra Beinfreiheit im Flugzeug oder eine spezielle Restaurantbuchung sind hier schnell mit aufgenommen.

Unternehmen wie Erdbaer profitieren von der enormen Zeitersparnis im Travel Management. Bis zu 90% können mit dem All-in-One Tool gespart werden. Mit Lanes & Planes kann der Aufwand für die Reisekostenabrechnung deutlich gesenkt werden. Auch der Buchungsaufwand wird durch die Eigenverantwortung der Mitarbeiter auf ein Minimum reduziert. 

Für die einfachere Organisation von Reisen können Reiserichtlinien hilfreich sein. Vom Dienstreiseantrag bis zur Reisekostenabrechnung können Sie alle Details festhalten, und zwar für jede Mitarbeitergruppe individuell. Dies erlaubt eine rasche Freigabe und einen schlanken Genehmigungsprozess.

Das Buchungssystem von Lanes & Planes ermöglicht die Hinterlegung individueller Reiserichtlinien für ganze Abteilungen oder einzelne Nutzer. Dabei kann jedes Detail separat angepasst werden. Einmal hinterlegt kann der Mitarbeiter seine Reise unter Einhaltung der vordefinierten Richtlinien einfach und rasch in Eigenverantwortung vorplanen und buchen.

Anschließend kann der Dienstreiseantrag vom Vorgesetzten oder dem Travel Management per Knopfdruck freigegeben werden. Ob der Genehmigungsprozess vor- oder nachgelagert stattfindet, kann ebenfalls eingestellt werden.

Überschreitungen oder Abweichungen von den hinterlegten Reiserichtlinien werden automatisch angezeigt und per E-Mail an den zuständigen Vorgesetzten weitergeleitet. Im Zuge des Genehmigungsprozesses kann darauf schnell reagiert werden.  

Gerade in Zeiten wie diesen ist es wichtig möglichst schnell auf außergewöhnliche Situationen reagieren zu können. Täglich ändern sich Einreisebestimmungen für Länder und manche Regionen werden zu Risikogebieten erklärt.

Mit der interaktiven Reisekarte von Lanes & Planes wissen Sie stets wo sich Ihre Mitarbeiter befinden und wohin die Reise geht. So können Sie anhand der Reiseroute und einer direkten Schnittstelle zum Auswärtigen Amt zeitgerecht auf Reisewarnungen oder Notsituationen reagieren.

Zusätzlich werden dem Reisenden die Verbindungen und Buchungsunterlagen innerhalb der Travel Map angezeigt. Unternehmen können auf diese Weise der Fürsorgepflicht gegenüber dem Mitarbeiter nachkommen, da die Vorschriften und Besonderheiten am Zielort bereits vor Antritt der Reise bekannt und abrufbar sind.

Natürlich sichern Sie keine persönlichen Daten Ihrer Teamkollegen auf Seiten, die öffentlich zugänglich sind oder Unbefugten in die Hände gelangen könnten. Auf Reisebuchungsplattformen, wie Lanes & Planes können Sie alle relevanten Daten der Angestellten als Nutzerprofile hinterlegen und jederzeit darauf zugreifen, wenn Sie das nächste Mal eine Reise buchen. Dies spart Ihnen selbst viel Zeit und Ihrer Firma außerdem Geld, da Sie Kapazitäten frei haben, andere Tätigkeiten zu erledigen.

Es kommt immer wieder vor, dass Angestellte Reisekosten sowie Spesen zunächst aus ihrer eigenen Tasche bezahlen und später zurückerstattet bekommen. Dies entwickelt sich schnell zur Quelle von Missverständnissen und umständlichem Auseinander-Dividieren nach der Reise. Zumal kommt es dadurch unter Umständen zu Ausgaben, die nicht vereinbart waren oder das vorgegebene Budget sprengen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie alle Reiseausgaben über das Firmenkonto laufen lassen, zum Beispiel indem Sie mit einer Firmen-Kreditkarte oder auf Rechnung Reisekosten bezahlen – so haben Sie jederzeit den Überblick und die Kontrolle.

Flüge, Züge, Busse: Bei Transportmöglichkeiten haben Sie zwar mitunter die Qual der Wahl, in der Regel ist das Angebot jedoch begrenzt und Sie finden schneller die richtige Verbindung zu einem guten Preis. Anders sieht es bei Hotels aus. Hier ist die Auswahl schier grenzenlos und Sie können viel Zeit damit verbringen, sich durch Bewertungen, Angebote etc. zu arbeiten. Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit und gehen Sie effizient vor. 

Lanes & Planes ermöglicht mit seinem All-Inclusive-System die Buchung von Flug und Hotel in einem Schritt. So können Sie sämtliche Buchungsvorgänge in einem Tool vornehmen, ohne unzählige Male die Webseite oder die Plattform wechseln zu müssen. Durch die Direktschnittstellen zu den größten Anbietern von Flügen, Zugverbindungen und Unterkünften kann der beste Preis direkt weitergegeben werden.

Gibt es Hotels oder Hotelketten, die mit Ihrer Firma besondere Vereinbarungen haben? Mit einer Reisebuchungsplattform haben Sie außerdem den Vorteil, dass Sie auf besondere Deals mit Hotels zurückgreifen können.

Es ist nicht nur für Sie selbst einfacher, Daten und Informationen gesammelt in einem einzigen Dokument zu erfassen, sondern auch für die Reisenden. Erleichtern Sie sich selbst und Ihren Kollegen die Reisevorbereitung, indem Sie alle relevanten Informationen wie Flug/Zug-Daten, Hotels und vieles mehr in einer einzigen E-Mail sammeln oder auf einem PDF-Dokument zusammenfassen. Die Reisenden werden es Ihnen definitiv danken.

Sehen Sie Lanes & Planes als Ihr digitales Notizbuch. Wir bieten Ihnen eine mobile App, in der alle relevanten Daten gesammelt und jederzeit abrufbar sind, für den Reisenden selbst und auch für das Unternehmen. Sie können hier die Zugriffe für jede einzelne Person oder auch für ganze Abteilungen vergeben.

Sämtliche für die Reise notwendigen Daten wie Buchungsbelege, Tickets und Live-Updates zu Verspätungen oder Änderungen sind mit der App immer bei der Hand. Die Daten sind jederzeit verfügbar und bieten dem Reisenden einen lückenlosen Travel Service.

Der Reisende kann mithilfe der App bereits unterwegs sämtliche Belege einscannen und einreichen, was die spätere Reisekostenabrechnung deutlich erleichtert. 

Bei zusätzlichen Buchungen über die App werden natürlich sämtliche hinterlegten Daten und Reiserichtlinien des Reisenden herangezogen und dementsprechend Vergünstigungen wie BahnCard oder Miles&More berücksichtigt.

Auch wenn Mitarbeiter nicht auf Reisen sind, haben diese oft geschäftliche Ausgaben, die über die Firma abgerechnet werden. Die Parkgarage für den Außendienstmitarbeiter, das Geschäftsessen für den Verkaufsleiter, Präsente für Kunden – all das kommt in die Spesenabrechnung. Praktisch, wenn sämtliche Auslagen über ein zentrales Tool abgerechnet werden können - auch ohne Reise.

Vor allem in einer Zeit, in der nicht viel gereist wird, bietet Lanes & Planes ein perfektes Werkzeug für die Spesenabrechnung. 

Auch der Verpflegungsmehraufwand ist ein Thema, welches mit Lanes & Planes leicht und unkompliziert abgerechnet werden kann. Bei Tätigkeiten außerhalb des Firmengeländes oder des Home-Office fallen oft höhere Kosten für die Verpflegung an. Bei Lanes & Planes wird der jeweilige Pauschalsatz anhand der hinterlegten Reisedaten automatisch berechnet. So behalten Sie stets den Überblick.

Mit Lanes & Planes haben Sie auch die Möglichkeit sich Sammelrechnungen ausstellen zu lassen. Statt unzähliger einzelner Belege, werden sämtliche Leistungen einer bestimmten Periode auf einer zusammenfassenden Rechnung aufgelistet. Die einzelnen Positionen können ganz einfach den im Lastschriftverfahren getätigten Zahlungen am Firmenkonto zugewiesen werden. 

Mit unseren Tipps sparen wir Ihnen hoffentlich Zeit und Sie können stressfrei die Reisen für Ihre Firma buchen. Eine Reiseplattform wie Lanes & Planes erleichtert Ihnen den Buchungs- und Abrechnungsprozess und ist Ihnen ein zuverlässiger Partner in allen Dingen rund um Geschäftsreisen.