Warum viele Travel Management Tools enttäuschen und wie Unternehmen Effizienzvorteile maximieren

In den letzten Jahren sind viele neue Anbieter auf den Markt gekommen. Längst nicht jede Software überzeugt aber in der Praxis. Worauf Sie achten sollten, um teure Enttäuschungen zu vermeiden.

Unternehmen sind durch die Corona-Pandemie entschiedener als je zuvor, ihre digitale Transformation voranzutreiben. Die Aufbruchsstimmung ist auch im Reisemanagement angekommen. Der Gedanke: Die richtigen digitalen Tools entlasten Mitarbeiter und Travel Manager und senken die Kosten für den zweitgrößten Ausgabenposten in der Unternehmensbilanz.

Das Digitalisierungstool der Wahl ist häufig ein Reisekostenmanagement-System. Ein sinnvoller Schritt. Den Hauptzeitfresser im Travel Management adressieren diese Tools allerdings nicht: Für die Buchungen von Hotels, Flügen und Mietwagen müssen Mitarbeiter weiterhin auf diversen Websites recherchieren. Bei umfangreichen Reisen können allein dafür mehrere Stunden anfallen.

Wer welche Buchungen oder Änderungen durchgeführt hat, ist durch zentrale Firmenaccounts nicht nachvollziehbar. Die viel beschworenen Vorteile der Digitalisierung, hier sieht man sie nicht. Auch Freigabe- und Berechtigungsprozesse sind nicht im Standard integriert, sondern müssen getrennt dokumentiert werden.

Für das Monitoring von Reisekosten und -aktivitäten kommen in den meisten Organisationen weiter eigene Systeme zum Einsatz. Und wie es um die Compliance mit Nachhaltigkeitsvorgaben steht, ist ein eigenes Kapitel.  

Wer bereits seine Buchungen über ein digitales Tool abbildet, stößt aber meist bei Weiterverwendung der Daten an Grenzen: Längst nicht jeder Anbieter unterstützt den automatischen Datenfluss zu HR-, ERP-Anwendungen, sodass manuelle Exporte einspringen müssen. 

Digitale Unterstützung ist zwar im Reisemanagement angekommen, aber die Zahl der digitalen Touchpoints ist zu hoch. Getrennte Anwendungen für Spesenmanagement, Monitoring und Buchungsmanagement – Mit jeder Anwendung sinken die Vorteile. Effizienz, Transparenz und User Experience leiden und mit jeder Schnittstelle steigt das Risiko von Übertragungsfehlern. 

Was beim Urlaub kein Inbegriff von Qualität ist, ist bei Travel Management Software der Goldstandard: All-inklusive. Wollen Unternehmen die Kosten für ihr Reisemanagement messbar nach unten drücken, ist eine All-in-One-Plattform die beste Lösung.

Egal, für welchen Anbieter Sie sich entscheiden, das sollte eine leistungsstarke Travel Management Software aus unserer Sicht mitbringen:

Bei der manuellen Abwicklung von Anträgen und Genehmigungen wechseln die Prozesse meist zwischen den verschiedenen analogen und digitalen Medien. Bei Unklarheiten muss nachgefragt und auf Antwort gewartet werden. Oft gehen auf diesem Weg zudem wertvolle Informationen verloren, die zur Prüfung notwendig wären. Auch die Vorlage beim zuständigen Vorgesetzten kann sich langwierig gestalten. So vergeht bis zur Freigabe wertvolle Zeit. 

Um Mitarbeiter in der Buchhaltung zu entlasten, sollte eine Travel Management Software eine mobile App bereitstellen. Mitarbeiter können Belege bereits unterwegs mit ihrem Smartphone abfotografieren und direkt auf die Plattform hochladen. Je nach Berechtigung buchen oder genehmigen sie selbstständig via App Hotel, Flug und Co.

Ein gutes Travel Management Tool schafft nicht nur Effizienz, sondern auch Sicherheit. Sowohl Webanwendung als auch App sollten Dokumente Standard nach den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung (GoBD) verarbeiten – und eine entsprechende Archivierung ermöglichen. Wenn nicht in der eigenen Anwendung, dann über den automatischen Export in eine bereits vorhandene Archivierungslösung.

Das Management von Geschäftsreisen ist nicht trivial. Falsch gebuchte Belege, überschrittene Budgets, unrechtmäßige Freigaben – Damit Compliance-Verletzungen nicht erst im Nachhinein festgestellt werden, bieten Travel-Management-Lösungen Möglichkeiten, Rechte und Standardworkflows in der App zu konfigurieren, sodass jeder Nutzer automatisch alles richtig macht – oder von der Plattform einen Hinweis erhält.

Daten sind Wettbewerbsvorteile, vorausgesetzt Unternehmen werten sie regelmäßig im Kontext aus. Gerade bei Geschäftsreisen decken erst umfassendere Analysen Einsparpotenziale und Kostentreiber auf. Travel Management Tools sollten daher sowohl Analysen in der App ermöglichen als auch über Schnittstellen Daten an vorhandene Analyse-Anwendungen liefern.

Ob Kundenerwartungen, rechtliche Verpflichtungen oder Markenbildung – Wollen Unternehmen ihre Nachhaltigkeit verbessern, bieten Geschäftsreisen reichlich Potenzial. Zeitgemäße Travel-Management-Systeme zeigen, welche Emissionen mit einzelnen Buchungen verbunden sind. Sie visualisieren, wie sich das Reisegeschehen auf die Nachhaltigkeitsbilanz auswirkt, einfach und klar visualisiert, und bereit für die Weiterverwendung in Reports.

Lassen Sie auch HR und Controlling vom verbesserten Reisemanagement profitieren. Die Zeit von Silo-Software und manuellen Exporte ist vorbei. Gute Travel Management-Lösungen lassen sich über Schnittstellen nahtlos in bestehende digitale Ökosystem einer Organisation integrieren, sodass Daten nicht doppelt erfasst werden müssen.

Weniger ist mehr – das gilt auch für die Digitalisierung des Travel Managements. Wenn Unternehmen effektiv Kosten senken möchten, sollten sie ihre Prozesse mithilfe einer All-in-One-Plattform organisieren. Mitarbeiter, die für die Reiseplanung und Reisekostenabrechnung verantwortlich sind, gewinnen auf diese Weise mehrere Stunden freie Arbeitszeit pro Woche. Aus unserer Erfahrung sind Kostenersparnisse von bis zu 30% realisierbar. Wer diese Chance zur Prozessoptimierung nicht nutzt, verschenkt Produktivität. 

Es mag individuelle Fälle geben, in denen Einzellösungen vorzuziehen sind, für die meisten Unternehmen lohnt sich aber der Umstieg auf eine All-in-One-Plattform. Wie finden Sie jetzt die für Ihre Anforderungen ideale Software? Gehen Sie strukturiert vor und nutzen Sie die Insights aus unserem kostenlosen Guide: So wählen Sie das richtige Travel Management-System.