Warum Travel Manager keine Angst vor der Digitalisierung haben sollten

Digitale Lösungen haben auch im Travel Management Bereich Einzug gehalten. Immer mehr Unternehmen setzen dabei auf All-In-One-Tools, die die Organisation, das Buchen und auch die Abrechnung erleichtern sollen.

Doch was bedeutet das für den Travel Manager?

Im Travel Management geht es nicht nur um die Organisation und Buchung von Reisen, sondern vor allem auch darum, die Reiserichtlinien einzuhalten, das vorgegebene Budget für die Reisekosten nicht zu sprengen und in ständiger Kommunikation mit dem Reisenden zu bleiben – ein Full Time Job.

Wenn es einerseits um eine effiziente und kostensparende Möglichkeit der Geschäftsreiseabwicklung und auf der anderen Seite um die Entlastung des Travel Managements geht, sehen viele Unternehmen die Lösung im Einsatz von digitalen Hilfsmitteln.

Die erfolgreiche Digitalisierung des Travel Managements hat also viele Vorteile, sowohl für das Unternehmen und den Reisenden als auch für die Travel Manager selbst.

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz beim Organisieren und Buchen von Geschäftsreisen darf nicht als Ersatz für den Travel Manager gesehen werden, vielmehr bedeutet dies eine Unterstützung und Entlastung in vielerlei Hinsicht.

Die Aufgaben bleiben im Grunde genommen gleich, es ändern sich lediglich die eingesetzten Mittel. Statt der telefonischen Anfrage beim Reisebüro oder einer stundenlangen Suche auf diversen Plattformen wird per Online-Tool oder über eine App gebucht.

Travel Management kann sich mithilfe digitaler Mittel weiterentwickeln. Die Umstellung muss dabei nicht von heute auf morgen passieren. Eine durchdachte Umsetzung und sinnvolle Zusammenlegung von digitalen und analogen Komponenten gibt langfristig mehr Sicherheit und macht die Umstellung für alle einfacher.

Somit gewinnt das Travel Management wertvolle Zeit, um sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Dazu gehört die Ausarbeitung der Reiserichtlinien, diese den Reisenden zu kommunizieren und dafür Sorge zu tragen, dass diese auch eingehalten werden.

Der Einsatz geeigneter Tools und Systeme ist eine Chance für Travel Manager ihren Aufgabenbereich besser zu strukturieren und zu vereinfachen.

In vielen Branchen sind Dienstreisen ein wichtiges Instrument, um Kundenbeziehungen zu stärken, Produktionsstätten zu besuchen oder zur Geschäftsanbahnung. Für die Organisation der Reise bleibt oft nicht viel Zeit, Travel Manager müssen möglichst rasch die besten Reiseoptionen finden und buchen.

Für eine positive Kosten-Nutzen-Rechnung ist daher eine effiziente Planung und Abwicklung aller damit verbundenen Komponenten essenziell.

Digitale Transformation verändert dabei nicht das Arbeitsbild des Travel Managers, vielmehr fällt der Fokus lediglich auf andere Bereiche. Organisation und Buchung werden vereinfacht, wodurch sich der Travel Manager auf andere wesentliche Dinge konzentrieren kann.

Die Vorteile für den Travel Manager sind klar - vereinfachte Kommunikation, bessere Steuerung der Prozesse und mehr Transparenz. Für die erfolgreiche Implementierung eines Tools müssen jedoch bereits im Vorfeld die internen Prozesse verbessert und sauber aufgestellt werden.

Das Unternehmen sollte wissen welche Ziele es mit der Digitalisierung verfolgt und unbedingt das Travel Management in die Umsetzung mit einbeziehen. Die Anforderungen der betreffenden Abteilungen bei der Auswahl des geeigneten Systems zu berücksichtigen, erspart im Nachhinein Diskussionen.

Bevor die Digitalisierung im Unternehmen Einzug hält, sollte der digitale Reifegrad des Unternehmens bestimmt werden. Denn einfach ein digitales Tool einzusetzen, bringt oft nicht den gewünschten Erfolg und bedeutet anfangs oft weitaus mehr Aufwand als gedacht.

Wie packen Unternehmen die digitale Transformation an? Der Weg zum digitalen Champion gliedert sich grob in drei wesentliche Schritte:

Die optimale Vorgehensweise für den Ausbau der Digitalisierung und die Implementierung eines Tools sieht im ersten Schritt eine genaue Bedarfsanalyse und die Einschätzung der jetzigen Situation vor. Denn nur wer weiß was er benötigt, wird am Ende den größten Nutzen aus der Digitalisierung ziehen. Gemeinsam werden daher Verbesserungsmaßnahmen und die einzelnen Umsetzungsschritte erarbeitet.

Nach der Analyse gilt es bereits bestehende Prozesse zu optimieren, dazu gehören im Travel Management vor allem die Reiserichtlinien. Diese sollten als eine Art Grundgerüst gesehen werden, welches dem Mitarbeiter einerseits Sicherheit gibt, auf der anderen Seite aber auch einen Rahmen, der nicht überschritten werden sollte. Innerhalb dieses Rahmens kann sich der Reisende frei bewegen.

Im Hinblick auf die Kosten-Nutzen-Rechnung müssen Standards so gesetzt werden, dass die Geschäftsreise nicht mehr Kosten verursacht, als sie bringt. Unternehmen investieren in der Regel in Reisen, um in späterer Folge einen Gewinn zu erzielen.

Mit der Digitalisierung und dem Einsatz von End-to-End-Lösungen können Reiserichtlinien für jeden Mitarbeiter individuell hinterlegt werden. Bei Nichteinhaltung des festgelegten Rahmens wird das Travel Management automatisch verständigt und kann reagieren. Auch die Kostenkontrolle wird vereinfacht, messbare Kennzahlen können mit dem entsprechenden Tool jederzeit abgerufen werden.

Im letzten Schritt geht es an die Umsetzung. Implementations-Partner mit dem nötigen Know-How helfen bei der Einführung neuer Tools und Prozesse. Ziel ist es den Workflow zu verbessern und bereits bestehende Prozesse schlanker zu gestalten.

Wie die digitale Transformation gelingt: Digitalisierung funktioniert nicht alleine. Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen ist es, die Belegschaft mit an Board zu holen und gemeinsam zu agieren. Fehlende Veränderungsbereitschaft ist eines der häufigsten Probleme auf dem Weg zum digitalen Wandel. Welche Herausforderungen noch im Travel Management warten und wie Sie diese meistern, können Sie hier nachlesen.

Der digitale Fortschritt im Unternehmen gelingt nur abteilungsübergreifend. So müssen sämtliche betroffene Mitarbeiter in den Wandel miteinbezogen werden.

Unternehmen mit einem hohen digitalen Reifegrad setzen häufig den Travel Manager als Schnittstelle zur Planung und Umsetzung ein. Dieser bespricht mit involvierten Abteilungen wie Buchhaltung, Einkauf, Controlling, IT und Datenschutz deren Anforderungen und findet in Zusammenarbeit einen gemeinsamen Lösungsansatz.

Mit einem guten und verlässlichen Partner an der Seite, der bei der Implementierung und dem Onboarding hilft, gelingt der Umstieg zum digitalen Reisemanagement reibungslos.

Durch das Miteinbeziehen aller relevanten Abteilungen und gezielten Mitarbeiterschulungen ist die Bereitschaft zur Weiterentwicklung verstärkt gegeben und der digitale Wandel ist bedarfsorientiert und rascher umzusetzen.

Vor allem die letzten Monate haben eindrucksvoll gezeigt, warum ein hoher digitaler Reifegrad entscheidend ist. Wer die Digitalisierung vorantreibt bleibt wettbewerbsfähig und krisenfest.

Digitale Champions entwickeln sich weiter und setzen Prozessinnovationen erfolgreich um. Digitalisierung hilft nicht nur effizienter zu arbeiten, sondern auch mehr Transparenz zu erhalten und langfristig Kosten zu senken. Zudem haben Travel Manager durch den Einsatz neuer Technologien mehr Möglichkeiten die firmeninterne Compliance zu erhöhen und die Reisenden durch persönliche Betreuung besser zu unterstützen.

„Wir müssen Technologie als das verstehen, was es ist, nämlich ein Medium um Dinge besser, effizienter und sogar effektiver zu machen.“ Dr. Veit Blumschein