Verpflegungsmehraufwand 2025 – Alle aktuellen Pauschalsätze auf einen Blick

Der Verpflegungsmehraufwand ist Teil der Reisekosten und betrifft die Ausgaben, die während einer geschäftlichen Reise für Essen und Trinken anfallen. Er ist im Einkommensteuergesetz (EStG) festgelegt.

Die Idee ist: Wer auf einer Dienstreise ist, muss selbst für sein leibliches Wohl sorgen – und dafür gibt man in der Regel mehr Geld aus, als man es zuhause tun würde. Um diesen Mehraufwand auszugleichen, können Unternehmen ihren Mitarbeitenden einen Pauschalbetrag bezahlen. Dieser ist abhängig von der Reisedauer und dem jeweiligen Zielland.

Für Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands gelten 2025 gilt der gleiche Verpflegungsmehraufwand wie 2024:

Diese Pauschalsätze sind steuerfrei. Steuern fallen nur dann an, wenn der Arbeitgeber höhere Kosten erstattet, die in den firmeneigenen Reisekostenrichtlinien festgelegt sind.

Die Übernachtungspauschale ist ein Fixbetrag, den Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden bezahlen, wenn diese aufgrund einer geschäftlichen oder dienstlichen Reise auswärts übernachten. 2025 beträgt diese 20 Euro und bleibt damit unverändert zum Vorjahr. Die Pauschale ist für Reisende steuerfrei.

Änderungen gab es bei etwa 40 der insgesamt 200 Auslandspauschalen. Bitte beachten: Eine vollständige Tabelle mit den geltenden Pauschalbeträgen in außereuropäischen Ländern finden Sie im Anhang am Ende dieses Artikels.

Verpflegungsmehraufwand 2025 Übersicht Ausland - Europa:

(Die Länder der EU sind fett hervorgehoben.)

Die Tagessätze werden gekürzt, wenn Reisende für einzelne Kostpunkte nicht selbst aufkommen müssen. Dies ist z. B. der Fall, wenn im Hotel das Frühstück inbegriffen ist, oder sie von Geschäftspartner:innen zum Abendessen eingeladen werden. Die entsprechenden Kürzungen betragen: 

1. Rechenbeispiel für eine Geschäftsreise innerhalb Deutschlands

Eine Ingenieurin aus Düsseldorf reist für 4 Tage zu einem Kundenbesuch nach Berlin. Für die 4-tägige Dienstreise innerhalb Deutschlands kann sie die folgenden Pauschalen geltend machen: 

Insgesamt können für diese Dienstreise 14 + 28 + 28 +14 = 84 Euro steuerfrei geltend gemacht werden.

2. Rechenbeispiel für eine Geschäftsreise im Ausland

An anderer Stelle reist die Ingenieurin aus Düsseldorf für 3 Tage nach Malmö/Schweden, wo ihr Unternehmen ein Büro hat. Dabei kommen folgende Verpflegungspauschalen zum Tragen: 

Insgesamt können für diese Dienstreise 44 + 66 + 44 = 154 Euro steuerfrei geltend gemacht werden.

3. Rechenbeispiel für eine Anpassung der Pauschale

Nehmen wir die Ausgangslage von Beispiel 1, gehen aber davon aus, dass das Frühstück im Hotel inklusive ist – dann vermindern sich die Tagespauschalen entsprechend: 

Somit reduziert sich der Verpflegungsmehraufwand von 84 Euro auf 72,80 Euro.

Bei längerfristigen Dienstreisen ist die Dreimonatsfrist zu beachten: Der Verpflegungsmehraufwand kann für bis zu 3 Monate angerechnet werden. Danach muss die Dienstreise für mindestens 4 Wochen unterbrochen werden, damit die Dreimonatsfrist erneut greift und der Verpflegungsmehraufwand wieder geltend gemacht werden kann.

Um herauszufinden, wie lange Sie Zeit haben, den Verpflegungsmehraufwand beim Arbeitgeber geltend zu machen, lohnt sich der Blick in die Reiserichtlinien des Unternehmens. Üblich ist eine Frist von 6 Monaten.

Nein. Laut Gesetz sind Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet. Viele Unternehmen erstatten ihren Mitarbeitenden jedoch die Auslagen aus Kulanz.

Wenn der Arbeitgeber die Auslagen nicht erstattet, können Mitarbeitende diese als Werbungskosten von der Einkommenssteuererklärung absetzen. Nachweise sind dafür nicht nötig. Zu beachten ist dabei, dass Reisende nur die vorgegebenen Pauschalbeträge absetzen können, nicht die gesamten Kosten für die Verpflegung.

Verpflegungsmehraufwendungen manuell zu erfassen und abzurechnen, kann ziemlich mühsam und zeitaufwändig sein. Das geht auch anders: Mit der Geschäftsreiseplattform von Lanes & Planes können Mitarbeitende Ihren Verpflegungsmehraufwand sowie alle anderen Spesenbelege sogar schon unterwegs einreichen. Das vereinfacht die Verwaltung und die Abrechnung für alle.

Anhang:

Hier finden Sie die Tabelle mit allen geltenden Pauschalbeträgen in außereuropäischen Ländern.

Verpflegungsmehraufwand 2025 Übersicht Ausland - Außereuropäische Länder: