Gründe für ein End-to-End Travel Management System

Zu viel Zeit für Buchungsprozesse, falsche Buchungen, ungünstige Fahrt- oder Flugzeiten sowie Umsteigeoptionen als auch umständliche Abrechnungssysteme belasten sowohl Mitarbeiter als auch Verantwortliche für Travel Organizer.

Wer sich als Unternehmen viel Zeit, Kosten und Nerven sparen möchte, ist mit einem All Inclusive Travel Management Portal gut beraten.

Hier kommen Technologie und Kundenservice zusammen und decken das gesamte Management von Geschäftsreisen ab. Die Suche und Buchungen von Reisen sowie Stornierungen, Umbuchungen oder Rückerstattungen können mit einem Travel Organizer Portal übersichtlich und zuverlässig vorgenommen werden. 

Durch die Verwendung eines Systems ist zudem gewährleistet, dass die definierten Reiserichtlinien eines Unternehmens eingehalten werden und Mitarbeiter nicht willkürlich und überteuert Reisen selbstständig buchen. Mit einem effizient arbeitenden All Inclusive Travel Organizer erhalten Unternehmen zuverlässige Preise auch für komplexe Buchungsprozesse sowie Ermäßigungen für Gruppen. 

Zudem sind Portale mit B2B-Anbietern der Reiseindustrie verknüpft und können so ganze Reiseketten anbieten, wie etwa Reise mit Bus, Bahn oder Flugzeug, Anschlussverbindungen sowie Hotelbuchungen. Für Unternehmen bedeutet dies eine signifikante Einsparung hinsichtlich dem Zeitaufwand, wie auch kostenmäßig.

Ein All Inclusive Geschäftsreisemodell übernimmt nicht nur die Buchung von Dienstreisen, sondern auch die Ausgaben- und Belegverwaltung. Umfangreiche Systeme bieten eine mobile Reisebegleitung und In-App-Ticket-Wallet sowie die Zahlung und Rechnungsstellung von einem Anbieter, was für Übersicht und leichte Zuordnung sorgt.

Auch wichtige organisatorische Tasks übernimmt eine ganzheitliche End-to-End-Plattform, dank fortgeschrittener Technologie. Im Vergleich zu einem In-House Mitarbeiter sind Tools immer auf dem neuesten Stand und implementieren technologische Entwicklungen. So stehen Mitarbeiter für andere Tätigkeiten im Unternehmen zur Verfügung und es muss keine eigene Stelle besetzt werden, um Geschäftsreisen zu organisieren. 

Falls Fragen zu Dienstreisen auftreten oder ein Mitarbeiter Hilfe benötigt, bieten All Inclusive Tools Support rund um die Uhr an, so dass Office Manager weder Stresssituationen bewältigen, noch Überstunden machen müssen. Außerdem haben Unternehmen mit einem implementierten Tool stets den Überblick, welche Abteilung wie viel Budget für Reisen benötigt oder ausgibt oder welche Reiserichtlinien gelten. Unternehmen erhalten zudem Zugriff auf vergangene Buchungen und deren Details, was eine Analyse über die Entwicklung von Dienstreisen im Unternehmen ermöglicht.

Welche weiteren Schritte Sie setzen könne, um Ihr Travel Management auf das nächste Level zu bringen, lesen Sie hier.

Falls Sie sich im Entscheidungsprozess hinsichtlich der Lösung eines Travel Manager Tools befinden, sollten folgende Must-haves mit einfließen:

Mitarbeiter buchen ihre Reisen gerne selbst. Das gewählte Tool sollte diese Option auf jeden Fall anbieten, auch wenn Freigaben erforderlich sind.

Wichtig ist eine benutzerfreundliche Plattform, die es jedem Mitarbeiter ermöglicht, schnell und einfach seine Reise zu planen und Buchungen vorzunehmen. Gleichzeitig sollte auch auf die Möglichkeit der raschen und kostenlosen Stornierung oder dem einfachen Umbuchen geachtet werden. Dies gelingt mit einer Direktschnittstelle zu möglichst vielen Anbietern.

So können in nur einem Tool sämtliche Buchungsschritte vorgenommen werden, auch wenn diese bei verschiedenen Anbietern oder Portalen stattgefunden haben. Auf diese Weise behält der Mitarbeiter jederzeit den Überblick und erspart sich nervenaufreibendes und zeitfressendes Switchen zwischen einzelnen Webseiten.

Auch der Aufwand für die Organisation und Buchung von Reisen kann so um ein Vielfaches reduziert werden. Unser Kunde erdbär hat 90 % seiner Zeit im Buchungsprozess gespart.

Ein All Inclusive Tool sollte transparent sein und eine Übersicht über Einsparungspotenziale geben.

Hierzu gehört auch eine leichte Nachvollziehbarkeit und der Zugriff auf sämtliche Reisedaten über ein einziges System. Zudem bieten integrierte Analyse- und Statistiktools die Möglichkeit, die Entwicklung der Dienstreisen innerhalb des Unternehmens auszuwerten und Schritte zur Optimierung zu setzen.

Auch durch eine direkte Buchung bei den jeweiligen Anbietern entfallen zusätzliche Buchungskosten und Servicegebühren von Reisebüros. Denn gerade hier liegt ein enormes Einsparungspotenzial. Travel Management Systeme, die direkt an Reservierungssysteme und Portale angebunden sind, garantieren immer den günstigsten Preis.

Es ist natürlich wichtig, dass die technische Seite fehlerfrei funktioniert, genauso wichtig ist jedoch auch ein zuverlässiger Kundensupport und Erreichbarkeit.

Viele Business Travel Management Tools bieten bereits umfangreichen Kundenservice an. Ein 24/7 Service sorgt für Erreichbarkeit rund um die Uhr. In der Regel gibt es einen Chat Support, der in schwierigen Situationen aushilft. Denn gerade, wenn die Zeit drängt, ist es wichtig einen verlässlichen Partner an seiner Seite zu haben.

Für zusätzliche Sicherheit und mehr Überblick für alle Beteiligten sorgt eine mobile App, die als digitaler Reisebegleiter alle notwendigen Dokumente bereithält.

Darin sind sämtliche Tickets, Adressen und wichtigen Informationen stets abrufbereit und für den Reisenden greifbar. Auch das Einscannen von Belegen wird dadurch zum Kinderspiel.

Dank der Google Maps Anbindung hilft der mobile Reisebegleiter dem Reisenden dabei seine Reise von Tür zu Tür durchzuführen und unterstützt durch die einfache Handhabung auch bei der Reisekostenabrechnung. Verpflegungsmehraufwand, Tickets und Belege können bequem von unterwegs eingereicht werden, das erspart lästiges Suchen am Ende der Reise.

Alles in einer Hand: Damit nicht erst am Ende klar wird, wie viel eine Geschäftsreise kostet, braucht es ein stets einsehbares und aktualisiertes Abrechnungssystem für die Finanzabteilung.

Wird die gesamte Reise über ein Business Travel Management System gebucht, werden in der Regel sämtliche Belege und Rechnungen über die Plattform gesammelt und direkt der richtigen Kostenstelle zugewiesen. 

Das All Inclusive Geschäftsreisemodell sollte jedoch auch die Möglichkeit bieten, Belege nicht nur Reisen zuzuordnen sondern auch sämtliche Auslagen außerhalb von Reisen durch eine App oder auch über Desktop im System zu hinterlegen. Ein Auslagenmanagement von der Buchung bis zur Abrechnung. 

Nach Beendigung einer Geschäftsreise können Reisende alle eingetragenen Belege für die Reisekostenabrechnung über einen einfachen Klick entweder zur Freigabe an Ihren hinterlegten Vorgesetzten oder direkt an die Buchhaltung übermitteln.

Reisekostenabrechnung einfach gemacht: Alle Belege liegen der Buchhaltung digital vor, können eingesehen und heruntergeladen werden.

Durch eine direkte Anbindung an das bestehende Buchhaltungsprogramm wird auch in der Buchhaltung wertvolle Zeit gespart. Ist das System noch GoDB- und steuerkonform, kann man durch die Digitalisierung von Belegen die Zettelwirtschaft reduzieren.

Für noch mehr Überblick darf die Implementierung der zentralen Zahlung nicht fehlen. Die Verrechnung aller anfallenden Kosten erfolgt somit über einen einzigen Rechnungssteller. Das bringt mehr Ordnung in die Buchhaltung und erleichtert die Abrechnung. Unser Kunde Covivio konnte so die Nutzung und die Kosten für Firmenkreditkarten um etwa 50 % reduzieren

Für einen reibungslosen Prozess bei Dienstreisen sollten Richtlinien, Benachrichtigungs- und Freigabeprozesse so eingegliedert sein, dass sie für jeden einseh- und anwendbar sind.

Im System hinterlegte Richtlinien vereinfachen dem Mitarbeiter die Buchung, da er genau weiß, welche Regeln anzuwenden sind und welches Budget zur Verfügung steht. Die individuelle Zuteilung von Travel Policies für Gruppen oder einzelne Nutzer bietet zusätzliche Möglichkeiten der Festlegung von Reiseleistungen.

Werden die Richtlinien überschritten, sollte eine einfache Information an den zuständigen Vorgesetzten ergehen, welcher dann flexibel über die Freigabe entscheiden kann.

Auf diese Weise sind Reiserichtlinien transparent und notwendige Genehmigungen können ohne Umwege rasch erteilt werden.

Die Implementierung von interaktiven Travel Maps hat den entscheidenden Vorteil, dass Mitarbeiter und Unternehmen verbunden bleiben, das erleichtert die Wahrung der Sicherheit des Reisenden. Der Reiseziel des Mitarbeiters wird auf der Karte angezeigt, ebenso die zukünftige und vergangenen Reiserouten und die Buchungsunterlagen.

Mit einer zusätzlichen Verbindung über eine Schnittstelle zum Auswärtigen Amt bleiben Reisewarnungen für das Zielgebiet immer aktuell. Durch Markierungen von Risikogebieten oder Ländern mit Reisewarnungen ist sofort ersichtlich, ob sich ein Mitarbeiter im betroffenen Gebiet befindet.

Auf diese Weise können Unternehmen im Bedarfsfall schnell reagieren und den Mitarbeiter aus Krisengebieten holen oder rechtzeitig Umbuchungen vornehmen.

Umweltschutz und Nachhaltigkeit rücken immer mehr in den Fokus und auch beim Reisen wird dies zum Thema. Umweltbewusste Unternehmen, die Wert auf Klimaschutz legen, achten auf CO2-neutrales Reisen.

Vor allem in international tätigen Unternehmen sind Reisen oft nicht zu vermeiden. Doch auch hier können geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um den CO2-Fußabdruck auszugleichen.

Die Implementierung von Tools zur Berechnung des CO2 Ausstoßes für die jeweiligen Reisen geben eine gute Übersicht und helfen gezielte Schritte zur Vermeidung und Reduktion zu setzen.