In wenigen Schritten zu einem digitalen Dienstreise Genehmigungsprozess

Dienstreisen werden in der Regel vom Unternehmen angeordnet, trotzdem ist es in den meisten Fällen notwendig einen entsprechenden Dienstreiseantrag zu stellen. Dieser beinhaltet alle relevanten Daten zur Reise, wie Dauer, Reiseort und Zweck der Reise. 

Der Antrag für die Dienstreise wird grundsätzlich durch die Unterschrift des Vorgesetzten genehmigt. Mit dieser Freigabe wird zudem bestätigt, dass die Reise für das Unternehmen getätigt wird, was vor allem versicherungstechnisch relevant ist.

Achtung: Wird eine Dienstreise ohne vorherige Genehmigung angetreten, besteht kein Unfallversicherungsschutz.

Unternimmt ein Mitarbeiter regelmäßig geschäftliche Reisen an denselben Ort, etwa im Rahmen eines Projektes oder zum Aufbau einer neuen Filiale, werden oft Dauerdienstreisegenehmigungen ausgestellt. Diese haben meist eine befristete Gültigkeitsdauer, die im Bedarfsfall verlängert werden kann. 

Diese Dauerdienstreisegenehmigungen werden ebenso wie der reguläre Dienstreiseantrag beim Vorgesetzten beantragt und von diesem freigegeben.

Es gibt grundsätzlich zwei Gründe für Dienstreisen. Entweder wird die Reise vom Arbeitgeber vorgeschrieben oder aber der Mitarbeiter selbst veranlasst die Reise. In beiden Fällen wird die Reise von der zuständigen Abteilung genehmigt.

Der grundlegende Ablauf ist gleich, jedoch können Antrag und Genehmigung auch variieren und die Genehmigung wird erst nach der Reise erteilt.

Mittlerweile gehört der Dienstreiseantrag samt Genehmigung zum Standardprozess in vielen Unternehmen. Dabei ist es nicht relevant, ob es sich um kleine, mittelständische oder große Firmen handelt.

In der Regel wird der Reiseantrag schriftlich gestellt und nach Freigabe durch den Vorgesetzten oder die Fachabteilung gebucht.

Bei der Optimierung des Genehmigungsprozesses müssen sämtliche Schritte im gesamten Reiseablauf automatisiert und verkürzt werden.

Dies beginnt bereits beim Reiseantrag, geht über die Reisegenehmigung hin zur Buchung und betrifft schließlich auch die Abrechnung und die Auszahlung.

Dafür müssen die richtigen Fragen gestellt und entsprechende Lösungsansätze gesucht werden, nur so kann der Workflow nachhaltig verbessert werden. Dabei sollten jedoch immer die Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens im Vordergrund stehen.

In erster Linie muss überlegt werden, was mit einer Optimierung der Genehmigungsprozesse erreicht werden soll. Im Grunde ist bei den meisten Unternehmen das vorrangige Ziel Arbeitszeit und somit auch Kosten zu sparen. Dazu müssen die einzelnen Schritte vereinfacht und automatisiert werden.

Wird der schriftliche Antrag digitalisiert und über eine End-to-End-Lösung abgewickelt ist es dem Reisenden oder dem Travel Management möglich im Rahmen der hinterlegten Reiserichtlinien eigenständig zu buchen. Häufiges Nachfragen und Umbuchen sind somit Geschichte.

Der digitale Freigabeprozess sollte ein- bis maximal zweistufig erfolgen. Sobald ein Antrag eingereicht wird, erhält der zuständige Vorgesetzte oder die entsprechende Abteilung eine Aufforderung zur Prüfung und Freigabe.

Ziel ist es, die Kosten im Blick zu behalten und die Notwendigkeit der Reise zu prüfen. Auch eine Frist zur Erteilung der Genehmigung ist hilfreich, um etwaige Um- oder Neubuchungen zu vermeiden.

Bei dem digitalen Freigabeprozess über eine Software kann im Falle einer Budgetüberschreitung oder bei der Verletzung der Reiserichtlinien automatisch vom System eine entsprechende Nachricht erstellt werden, um den Vorgesetzten auf die Abweichung aufmerksam zu machen.

Vorgelagerte Prozesse betreffen die Buchungsrechte für den Mitarbeiter. Hier gibt es verschiedene Vorgehensweisen in den Genehmigungsprozessen. Im ersten Fall kann der Reisende innerhalb der für das Unternehmen geltenden Reiserichtlinien selbstständig buchen. Werden die Vorgaben überschritten, muss ein Antrag beim Vorgesetzten eingereicht werden. Im anderen Fall muss jede Reise vor der eigentlichen Buchung beim Travel Manager oder dem Vorgesetzten beantragt werden. Erst nach Freigabe kann der Reisende oder das Travel Management bis zum festgelegten Budget eine Buchung vornehmen.

Dazu muss mindestens ein Manager zur Genehmigung bestimmt werden. Um Verzögerungen im Genehmigungsprozess zu vermeiden, empfiehlt sich stets eine Vertretungsperson zu bevollmächtigen.

In Bezug auf Dienstreisen zählt zu den nachgelagerten Prozessen vor allem die Managergenehmigung. Damit können Reisen nach dem Buchen oder gar nach der Reise selbst genehmigt werden. Dies gilt auch für die Spesen- und Auslagenabrechnung.

Im Grunde werden im nachgelagerten Prozess vor allem Buchungen außerhalb der Reiserichtlinien und die Reisekosten der Mitarbeiter geprüft.

Dabei kann der Reisende die Buchung vorerst uneingeschränkt und ohne Genehmigung vornehmen. Erst nach der Reise wird diese zur Genehmigung an den Manager übermittelt. Nach der Einreichung ist zu jeder Zeit der aktuelle Status im Genehmigungsprozess einsehbar.

Bei vielen Systemen ist auch eine mehrstufige Belegprüfung möglich. Dabei können verschiedene Abteilungen zur Prüfung und Freigabe beauftragt werden. In den meisten Fällen werden Geschäftsreisen vom Manager und eventuell von der Personal- oder Buchhaltungsabteilung genehmigt. Somit haben die zuständigen Abteilungen bereits am Beginn der Reise vollen Einblick in die Spesen- und Auslagenabrechnung.

Was passiert, wenn ein nachgelagerter Antrag abgelehnt wird?

Manuelle Genehmigungsprozesse sind in manchen Firmen noch kompliziert und langwierig. Steht eine Dienstreise an, richtet sich der Reisende mit groben Daten und Wünschen an das Travel Management. Dieses sucht passende Verbindungen und Hotels heraus und schlägt diese dem Mitarbeiter vor. Anhand der Informationen stellt der Reisende einen Dienstreiseantrag an seinen Vorgesetzten. Sobald dieser genehmigt wird, kann das Travel Management die Buchung vornehmen. Sollte zwischen dem Antrag und der Freigabe jedoch zu viel Zeit verstreichen, so kann es sein, dass zuvor herausgesuchte Raten verloren gehen und der Travel Manager von neuem mit der Suche beginnen muss.  

Im Zuge eines manuellen Genehmigungsverfahrens können auch unvorhergesehene Probleme auftreten:

Bei der Reiseplanung über eine zentrale Geschäftsreiseplattform können die einzelnen Prozesse automatisiert werden.

Individuell gestaltbare Reiserichtlinien sind für jeden reisenden Mitarbeiter im System hinterlegt. So kann der Reisende bereits im Vorfeld anhand der vorgegebenen Parameter einfach und im Rahmen der Richtlinien geeignete Verbindungen und Hotels selbstständig buchen bzw. reservieren oder die relevanten Daten innerhalb der Plattform an den Travel Manager weiterleiten, welcher die Reservierung vornimmt.

Parallel dazu wird der digitale Dienstreiseantrag an den Vorgesetzten geschickt, welcher diesen mit einem einfachen Klick freigeben kann. Eventuelle Rückfragen werden direkt über das System gestellt und beantwortet.

Sämtliche Informationen und Schritte im Genehmigungsprozess sind jederzeit für alle Beteiligten einsehbar. Zuständige Personen erhalten eine digitale Benachrichtigung, sobald eine Genehmigung erforderlich ist oder die Reise gebucht werden kann. Somit verkürzt sich die Reaktions- und Bearbeitungszeit.

Die Vorteile softwaregestützter Genehmigungsprozesse liegen auf der Hand. Durch den Einsatz einer End-to-End-Lösung können die Abläufe im Travel Management vereinfacht und automatisiert werden. Alle Beteiligte werden über notwendige Arbeitsschritte benachrichtigt und erinnert, so gibt es keine Überschreitung von Zeitfristen mehr.

Sämtliche Belege und Informationen der Reise sind elektronisch erfasst und zentral gespeichert. So sind alle Daten jederzeit verfügbar und Fehlerquellen werden minimiert.

In manchen Systemen können Formulare auch automatisiert ausgefüllt werden, was eine zusätzliche Zeitersparnis bringt.