Wie sieht es bei Ihnen mit den Richtlinien für Geschäftsreisen aus?

Immer häufiger werden Mitarbeiter auf Dienstreisen geschickt, um internationale Geschäftsbeziehungen zu stärken, Geschäfte abzuschließen oder ausländische Firmenstandorte zu besuchen. Hier kommt das Travel Management zum Einsatz: Flüge müssen gebucht, Hotelzimmer reserviert und geeignete Transportmittel am Zielort organisiert werden.

Richtlinien für Geschäftsreisen helfen mit klar definierten Vorgaben, nicht nur bei der Organisation und Buchung der Dienstreise, sondern auch dem Mitarbeiter, sich besser zurechtzufinden und spätere Unstimmigkeiten bei der Abrechnung in Bezug auf die Geschäftsreise zu vermeiden.

Jeder Einzelne Ihrer Angestellten hat seine eigene individuelle Persönlichkeit, das macht sich auch in seinen Gewohnheiten und Vorlieben auf Reisen bemerkbar. Wenn Ihre Mitarbeiter im Auftrag der Firma unterwegs sind, werden Sie feststellen, dass sie sich während der Dienstreisen unterschiedlich verhalten. Manch einer wird alles zu Fuß gehen, dafür aber ungern in Schnellrestaurants essen. Ein anderer nimmt gerne ein Taxi für jeden noch zu kurzen Weg, wobei für ihn die Art der Unterkunft zweitrangig ist.

Hinzu kommt noch, dass Serviceleistungen und Übernachtungskosten ortsabhängig stark variieren. Während ein Taxi in Barcelona nur einen Bruchteil von einem Taxi in München kostet, ist ein Hotel in London sehr viel teurer als eines in Berlin. All dies gilt es beim Aufsetzen von Reiserichtlinien zu berücksichtigen. 

Umso mehr Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen geschäftlich verreisen müssen und je bunter die Reiseziele sind, desto größer ist die Herausforderung im Reiseplan zu bleiben, was Budget, Standard und Gleichbehandlung angeht. Es ist ausgesprochen sinnvoll, Richtlinien für ein Unternehmen zu verfassen, die solche Punkte berücksichtigen. Denn sie verhelfen dem Unternehmen, klar und transparent zu sein und bieten Ihren Mitarbeitern klare Strukturen und Vorgaben, an die sie sich halten können.

Der Großteil der Mitarbeiter in Unternehmen lebt in einer digitalen Welt und ist es gewohnt, via PC oder Smartphone ihr Leben selbst zu organisieren und Reisen eigenständig zu buchen und zu verwalten. Sie als Vorgesetzter sollten Ihrem Team daher die notwendige Autonomie geben und eine gewisse Entscheidungsfreiheit ermöglichen. Das schafft Vertrauen und motiviert Ihre Mitarbeiter.

Richtlinien für Geschäftsreisen sparen am Ende Zeit und Geld, da weniger Abstimmungsprozesse nötig sind und standardisierte Vorgaben Missverständnisse vorbeugen.

Wenn Sie Reiserichtlinien für Dienstreisen aufsetzen und formulieren, sollten Sie sich im Vorfeld darüber Gedanken machen, ob Ihre Mitarbeiter diese nachvollziehen können und ihr zustimmen werden. Je größer die Akzeptanz, desto leichter deren Umsetzung.

Sinnvoll aufgesetzte Reiserichtlinien haben klare Vorteile, sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter. Aus Unternehmersicht bieten Richtlinien für Dienstreisen eine gute Budgetkontrolle und helfen die Reisekosten zu senken. So können klar definierte Obergrenzen für Hotel- und Flugkosten einen Rahmen vorgeben, in dem sich die Mitarbeiter frei bewegen können.

Oft ist es jedoch auch notwendig, die Präferenzen des Reisenden außer Acht zu lassen und aufgrund von Effektivität und Sicherheit geeignete Transportmittel vorzugeben. Auch erlaubte Buchungsklassen für Flüge und Zugreisen werden gerne zur Reisekostenminimierung definiert.

Zudem empfinden viele Mitarbeiter die Vorgaben des Unternehmens in Sachen Reise als angenehm. So entfällt viel Stress bei der Suche nach adäquaten Reiseveranstaltern, die Buchung wird vereinfacht und auch vor Ort können die Reisenden klaren Strukturen folgen. Auf diese Weise werden eventuelle Missverständnisse bereits im Vorfeld vermieden.

Mit transparenten und vordefinierten Richtlinien sparen sowohl die Reisenden selbst als auch das Travel Management Zeit, was sich in Folge in einer weiteren Kostenreduzierung für das Unternehmen bemerkbar macht. 

Die Mitarbeiter des Unternehmens profitieren von klaren Strukturen und Vorgaben, an denen sie sich orientieren können. Zahlreiche Nachfragen und Genehmigungsschritte können dank transparenter Richtlinien entfallen. Dies vereinfacht den Buchungsprozess und auch die Reisekostenabrechnung.

Reiserichtlinien für Geschäftsreisen vermitteln dem Mitarbeiter Sicherheit, denn er weiß dadurch ganz genau, in welchem Rahmen er sich bewegen darf. Somit kann er innerhalb der Vorgaben frei entscheiden, was wiederum das vom Unternehmen entgegengebrachte Vertrauen widerspiegelt.

Läuft die Organisation und Buchung der Reise über eine firmeninterne Travelmanagementsoftware oder ein Geschäftsreiseportal, sind alle Reisedaten jederzeit leicht nachvollzieh- und einsehbar. Im Notfall können Geschäftsreisende so leichter kontaktiert und zurückbeordert werden.

Für das Unternehmen ist in erster Linie natürlich das Budget der jeweiligen Dienstreise von essenzieller Bedeutung, aber auch der organisatorische Ablauf und die Reisekostenabrechnung sollten in den Reiserichtlinien festgehalten werden.

Zu den vordefinierten Kosten zählen neben dem Budget für die Beförderungsmittel auch die Aufenthaltskosten. In diesen sollten Übernachtungskosten, Verpflegung, Trinkgelder aber auch Bewirtungskosten und sonstige Ausgaben für Geschäftspartner enthalten sein. Zusätzlich werden in der Regel auch Nebenkosten, wie notwendige Impfungen, Visaspesen und Devisengebühren vom Unternehmen vorgegeben.

Viele Unternehmen geben vor, welche Beförderungsmittel genutzt werden sollen und über welche Kanäle oder Drittanbieter die Buchung erfolgen muss. Es ist auch klar definiert, welche Kosten das Unternehmen übernimmt und welche Ausgaben der Mitarbeiter tragen muss.

Zudem sollte auch der Ablauf und der Zeitrahmen der Reisekostenabrechnung vorgegeben sein. 

Machen Sie eine Liste, welche Punkte in Ihrer firmeninternen Reiseplanung wesentlich sind und listen Sie diese für Ihre Mitarbeiter klar strukturiert auf.

Generell ist es wichtig, dass Ihre Richtlinien verständlich sind und zu Ihrem Unternehmen und deren Philosophie passen. Schreiben Sie deshalb nicht zu umständlich, unpersönlich und formell. Machen Sie es Ihrem Team so einfach wie möglich – das spart Zeit und Nerven. Nutzen Sie die zahlreichen Funktionen Ihrer Travel Management Software, arbeiten Sie dabei zum Beispiel mit Dienstreiseanträgen oder vergeben Sie individuelle Berechtigungen in der Buchungssoftware – so haben Ihre Mitarbeiter alles in der Hand, um ihre Reisen zu managen.

Die Nutzung einer Reisemanagementsoftware oder eines Geschäftsreise-Portals vereinfacht all diese Schritte und erleichtert den Mitarbeitern die Organisation. Zudem ist die Reise für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar und kurzfristige Änderungen können meist problemlos durchgeführt werden.

Hinterlegen Sie die Richtlinien für Geschäftsreisen im Programm, sodass diese jederzeit einsehbar sind. Auch etwaige Genehmigungen und Reiseanträge können auf diese Weise schnell erteilt werden.

Corona hat nicht nur die Reiseindustrie vor eine große Herausforderung gestellt. Während des fast 3-monatigen Lockdowns sanken die Dienstreisen nahezu gen null. Wer in dieser Zeit seine Mitarbeiter trotzdem auf Reisen schickte, musste besondere Vorsicht walten lassen, denn die bestehenden Richtlinien der Unternehmen passten meist nicht mehr mit den tatsächlichen Möglichkeiten zusammen. Durch die ständig wechselnden Regulationen und Auflagen, war es für Unternehmen nicht leicht immer auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Neben einem stark eingeschränkten Flugverkehr, geschlossenen Grenzen, Einreiseverboten und besonderen Quarantänevorschriften einzelner Länder, waren auch Hotels und Restaurants geschlossen. Viele Unternehmen mussten ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken. Geschäftsreisen wurden durch virtuelle Zusammenarbeit und Videokonferenzen ersetzt.

Das Beispiel Corona zeigt, dass Unternehmen auch in Sachen Reiserichtlinien flexibel bleiben müssen, um diese rasch an neue Situationen anpassen zu können und für die Mitarbeiter ein sicheres Reisen zu ermöglichen.

Unvorhergesehene Risiken, wie Kriege, Pandemien oder dergleichen zwingen Unternehmen stets über die aktuellen Entwicklungen informiert zu bleiben und rechtzeitig zu reagieren. Denn das Unternehmen trägt eine hohe Verantwortung gegenüber seinen Mitarbeitern. Hier spielt die Fürsorgepflicht der Arbeitgeber eine große Rolle. Diese verpflichtet Unternehmen dazu die Gesundheit ihrer Mitarbeiter zu schützen und dafür Sorge zu tragen, dass diese nicht vorsätzlich einer Gefahr ausgesetzt werden, etwa weil sie diese in ein Krisengebiet oder an einen Corona-Hotspot entsenden.

Wo möglich, sollte bei drohender Gefährdung auf Geschäftsreisen verzichtet und stattdessen auf virtuelle Kommunikationsmöglichkeiten umgestellt werden. Ist der Auslandsbesuch unumgänglich, sollten Transportwege und Unterkunftsmöglichkeiten überdacht werden. Statt Kurzstreckenflügen, die Reise im eigenen Dienstwagen oder private Dienstwohnung anstelle hochfrequentierter Hotels.

Letztendlich muss trotz angepasster Richtlinien für Geschäftsreisen immer abgewägt werden, ob die jeweilige Reise notwendig und vor allem für den Arbeitnehmer zumutbar ist. Hier ist in erster Linie das Risiko für den Mitarbeiter zu berücksichtigen. Doch auch die lokalen Einschränkungen und eventuelle Quarantänemaßnahmen spielen eine Rolle. 

Informieren Sie sich stets über die jüngsten Updates und Handlungsempfehlungen, wenn Sie Ihre Mitarbeiter zu Corona Zeiten auf Dienstreisen entsenden.