Mitarbeiter auf Dienstreise – Arbeitszeit und Rechtliches

Bevor Sie sich also entspannt zurücklehnen und Ihre Mitarbeiter auf Termine, Messen und Events schicken, sollten Sie sich über rechtliche Verpflichtungen seitens Arbeitnehmer und -geber informieren.

Es ist wichtig, dass Sie dies klar formulieren und sich gegebenenfalls rechtlich beraten lassen, was Sie während einer Geschäftsreise als Arbeitszeit gelten lassen und was nicht.

Informieren Sie sich auf jeden Fall über die rechtlichen Bestimmungen:

Sitzt Ihr Mitarbeiter im Zug und schläft oder liest einen Roman, ist dies unter Umständen etwas anderes als wenn er am Laptop arbeitet. Wenn Sie ausdrücklich Arbeitsleistungen verlangen, dann gilt auch die Reisezeit als Arbeitszeit. Reist Ihr Mitarbeiter jedoch während seiner festen Arbeitszeit und arbeitet nicht, gilt auch die Fahrt als Arbeitszeit.

Bei Gleitzeiten und Reisen außerhalb der Arbeitszeit ist die Auslegung kniffliger. Hier gilt die Fahrt nur dann als Arbeitszeit, wenn Sie Arbeitsaufgaben direkt angeordnet haben oder Fahrten als Arbeitszeit genehmigt haben.

Eine Ausnahme sind Außendienstmitarbeiter, deren Reisetätigkeit als komplette Arbeitszeit gilt.

Fährt Ihr Mitarbeiter mit dem Auto, gelten wiederum andere Regelungen: Dann ist die Autofahrt Arbeitszeit, auch wenn Ihr Mitarbeiter ein Hörbuch oder Radio hört. Anfallende Überstunden auf Geschäftsreisen, etwa wenn Ihr Mitarbeiter zum Beispiel im Stau steckt, werden genauso ausgeglichen wie Überstunden, die im Büro anfallen – dies sollte im Arbeits- oder Tarifvertrag geregelt sein.

Halten Sie Ihre Richtlinien zu Arbeitszeiten und Überstunden auf Dienstreisen am besten in Ihren Reiserichtlinien fest. So vermeiden Sie Missverständnisse und haben klare Regeln für alle Ihre Mitarbeiter.

Was gilt zu beachten, wenn Ihr Mitarbeiter wegen Flugstornierung oder sehr langen Umsteigezeiten viele Stunden unterwegs ist? Überlegen Sie sich Kompromisse, die sowohl für Sie als Arbeitgeber als auch für Ihren Arbeitnehmer tragbar sind.

Ist die Fahrt zu und von einer Geschäftsreise geregelt, gilt es noch die Arbeitszeit vor Ort zu klären. Generell gelten die regulären Arbeitszeiten, auch wenn ein Meeting etwa erst später als der normale Arbeitsbeginn angesetzt ist und Ihr Mitarbeiter in der freien Zeit nicht arbeitet.

Rechtlich sind Sie nicht verpflichtet, die Zeit zwischen Meetings als Arbeitszeit zu rechnen. Muss ihr Mitarbeiter zum Beispiel drei Stunden auf den nächsten Termin warten, müssen Sie ihm das nicht als Arbeitszeit anrechnen. Ihr Mitarbeiter sollte auf einem Business Trip in der Regel nicht länger als acht bis zehn Stunden arbeiten und seine Pausen abziehen.

Genauer hinsehen sollten Sie auch bei Geschäftsessen. Geht Ihr Mitarbeiter nach einem Meeting mit einem Kollegen noch auf ein Bier, zählt dies nicht als Arbeitszeit. Offizielle Essen, die auch Geschäftliches zum Inhalt haben oder wo Kontakte gepflegt werden, zählen jedoch als Arbeitszeit. Denn am Ende kommen sie auch Ihrem Unternehmen zugute.

Im Allgemeinen steht es Ihnen als Chef immer frei, auch eigene Regeln zugunsten Ihrer Angestellten festzulegen. So können Sie Fahrten und Geschäftsessen sowie eventuelle Verspätungen während der Dienstreise als Arbeitszeit gelten lassen und Ihr Mitarbeiter kann Überstunden später ausgleichen. So werden Business Trips sicherlich ein Anreiz motiviert und engagiert zu arbeiten.

Auch auf Dienstreisen darf der Mitarbeiter die gesetzlich festgelegte Arbeitszeit von acht Stunden, abzüglich der Pausen, nicht überschreiten. In Ausnahmefällen kann diese auch auf zehn Stunden ausgeweitet werden. Auch die Ruhezeit von mindestens elf Stunden muss eingehalten werden.

Besonders auf Dienstreisen ist dies oft schwer nachzuvollziehen, trotzdem sollten Sie als Arbeitgeber darauf achten, dass Ihre Mitarbeiter genügend Freizeit zwischen festgelegten Terminen haben, auch auf Reisen.

Sieht der Dienstvertrag generell keine Arbeit am Wochenende vor, haben Sie Ihrem Mitarbeiter bei Dienstreisen am Wochenende adäquate Ersatzruhetage zu ermöglichen.

Sind Dienstreisen im Arbeitsvertrag vereinbart, kann Ihr Angestellter diese grundsätzlich nicht verweigern. Doch nicht jeder reist gerne. Manche haben Angst zu fliegen oder meiden Orte, wo sich viele Menschen aufhalten. Das mag zwar nicht immer nachvollziehbar sein, kann Ihnen als Arbeitgeber jedoch durchaus begegnen.

Andere Mitarbeiter kommen in Engpässe mit der Kinderbetreuung oder anderen Verpflichtungen, wenn sie mehrere Tage von zuhause weg sind. Prinzipiell können Sie eine Geschäftsreise anordnen, vor allem wenn Sie dies von Beginn an kommuniziert haben, zum Beispiel im Vorstellungsgespräch.

Gebunden sind Ihre Mitarbeiter auch dann, wenn Reisen zu Firmenzwecken im Arbeitsvertrag festgehalten sind. Aber selbst wenn Dienstreisen nicht explizit im Vertrag stehen, haben Sie als Arbeitgeber ein sogenanntes Direktionsrecht bzw. Weisungsrecht und können Reisen anordnen.

Selbstverständlich muss die Reise zur Tätigkeit Ihres Mitarbeiters passen und nachvollziehbar sein.

Es bleibt Ihnen überlassen, ob Sie auf alle Wünsche Ihrer Mitarbeiter eingehen und vielleicht Kompromisse finden können. Weigert sich Ihr Mitarbeiter, haben Sie das Recht ihn abzumahnen oder sogar eine Kündigung auszusprechen.

Gilt der Ort der Dienstreise als Krisengebiet oder bestehen aufgrund der Reise Risiken für den Arbeitnehmer, kann er den Reiseantritt jedoch verweigern. Dies kommt vor allem bei Reisewarnungen aufgrund von Gefahren durch Terror, Naturkatastrophen oder Pandemien zum Tragen.

Befindet sich Ihr Mitarbeiter bereits geschäftlich an einem Ort, der zum Risikogebiet erklärt wird, sind Sie dazu verpflichtet alles in Ihrer Macht stehende zu tun, um Ihren Angestellten wieder sicher nach Hause zu bringen. Hier haben sich sowohl vordefinierte Richtlinien für eine rasche Reaktionskette als auch die Zusammenarbeit mit der deutschen Botschaft im Reiseland als sinnvoll erwiesen.

Dienstreisen sind in diesen Zeiten eine besondere Herausforderung. Dürfen Sie Ihre Mitarbeiter jetzt auf Dienstreise schicken? Mit welchen Problemen haben Sie zu rechnen und wie können Sie diese vermeiden?

Während einer Ausnahmesituation, wie wir sie durch Corona kennengelernt haben, können sich für den Reisenden schnell unvorhersehbare Schwierigkeiten ergeben. Gecancelte Flüge, gesperrte Grenzen und jeden Tag andere Vorschriften bezüglich Einreise und Quarantäne. Hier gilt es vorzusorgen.

Überlegen Sie ob eine Dienstreise im Moment unbedingt notwendig ist. Auch wenn virtuelle Meetings einen Besuch in einer Produktionsstätte oder erforderliche Reisen zur Geschäftsanbahnung nicht immer ersetzen können, können diese Ihre Mitarbeiter vor möglichen Gefahren im Zusammenhang mit Covid-19 schützen.

Sind Dienstreisen trotz allem unumgänglich, sollten Sie als Arbeitgeber dabei grundlegende Punkte beachten.

Die arbeitsrechtliche Fürsorgepflicht für Geschäftsreisen verlangt vom Unternehmen sämtliche Vorkehrungen zu treffen, um seine Mitarbeiter auf Reisen bestmöglich vor Gefahren zu schützen.

Was können Sie als Arbeitgeber tun, um das Risiko für Ihre Mitarbeiter zu senken und diese vor möglichen Gefahren zu bewahren?

Wichtig: Sieht der Arbeitnehmer durch die Dienstreise seine Gesundheit gefährdet, kann er diese ablehnen. Vor allem, wenn für das Zielgebiet eine Reisewarnung ausgesprochen wurde oder der Mitarbeiter zu einer Risikogruppe zählt. 

Beachten Sie daher die Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes und erkundigen Sie sich laufend nach aktuellen Reisewarnungen.

Ist Ihr Mitarbeiter nach einer verordneten Dienstreise aus Vorsorgegründen in Quarantäne, und kann vom Home Office aus arbeiten, gilt dies als Arbeitszeit. Doch auch wenn der Arbeitnehmer seiner Tätigkeit aus der Quarantäne nicht nachkommen kann, sind Sie laut BGH Urteil vom 30. November 1978 – III ZR 43/77, als Arbeitgeber zur Entgeltfortzahlung verpflichtet, sofern die zuständige Behörde ein Beschäftigungsverbot ausgesprochen hat.

Hat sich Ihr Mitarbeiter jedoch aus privaten Gründen in einem Risikogebiet aufgehalten, können Sie unter Umständen die Entgeltfortzahlung im Falle einer Erkrankung oder eines notwendigen Quarantäneaufenthaltes für die Zeit des Arbeitsausfalles verweigern. Zu diesem Zweck ist die Überarbeitung und Anpassung der Reiserichtlinien sowie der Betriebsvereinbarung sinnvoll.