Geschäftsreisen planen, aber bitte richtig!

Geschäftsreisen planen ist aufwendig. Deshalb müssen sie auch sorgfältig geplant werden. Denn laut einer VDR-Studie ist die Planung und Organisation einer Geschäftsreise mit bis zu 1,5 Stunden pro Reise an reinen Prozesszeiten im Vor- und Nachlauf verbunden. Das entspricht zusätzlichen Prozesskosten von rund 12 Prozent der Reiseausgabe.

Da diese nach den Personalkosten der zweitgrößte Kostenblock in Unternehmen ist, sollte man genau wissen, wo Kostenfallen lauern könnten und wie man bereits bei der Planung das Beste aus der Dienstreise herausholen kann.

Im folgenden TRAVELbusiness-Expertenbeitrag erklärt Dr. Veit Blumschein, Geschäftsführer und Mitgründer der Online Travel Management-Plattform Lanes & Planes, worauf Travel Manager und Reisestellenleiter besonders achten müssen, wenn sie kostenbewusst Geschäftsreisen planen und abwickeln.

Die A1-Bescheinigubng wird bei Dienstreisen ins Ausland benötigt und dient gegenüber einem ausländischen Versicherungsträger als Nachweis, dass ein Arbeitnehmer einer Sozialversicherung in seinem Heimatstaat angehört.

Bei gesetzlich versicherten Mitarbeitern stellt das jeweilige Unternehmen den Antrag für die A1-Bescheinigung bei der jeweiligen gesetzlichen Krankenkasse. Für privat Versicherte ist die A1-Bescheinigung an den Träger der gesetzlichen Rentenversicherung zu richten.

Fehlt aber die A1-Bescheinigung bei Geschäftsreisen ins Ausland, drohen dem Unternehmer saftige Bußgelder von bis zu 10.000 Euro.

Dass die Geschäftsreise erst ab dem Moment beginnt, in dem der Mitarbeiter ins Flugzeug (oder Bahn, Bus, Mietwagen) steigt, ist ein weit verbreiteter Irrtum. Denn die Dienstreise beginnt schon dann, wenn er das Büro verlässt und sich auf den Weg macht.

Das hat nicht nur Einfluss auf die Berechnung der Verpflegungsmehraufwände, sondern auch bereits bei der Entscheidung ob, der Geschäftsreisende am Zielflughafen ein Taxi nehmen sollte oder auch problemlos mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu meinem Termin kommen kann.

Mit Online Travelmanagement-Lösungen lässt sich die komplette Geschäftsreise im Vorfeld mit einer Software planen und buchen. So können sämtliche Kosten für die gewählten Verkehrsmittel vorab eingeplant werden.

Mit welchem Verkehrsmittel die Dienstreise angetreten wird, sollte daher vorher gut überlegt werden. Dabei sollten Travel Man ager, wenn sie Geschäftsreisen planen, auch die Option Bus nicht außer Acht gelassen werden. Denn in vielen Fällen ist der Fernbus oft eine kostengünstige Alternative, gerade zur Bahn oder zum Auto.

Zum Vergleich: Fahrzeiten für die Route München Innenstadt – Zürich Innenstadt: Die Flugzeit beträgt 4:15h, eine Bahnfahrt dauert 4h und mit dem Fernbus ist man innerhalb von 3:45h am Ziel. Auch kann man die Zeit im Bus vollkommen nutzen (Stichwort WLAN), so können längere Ausfälle vermieden werden.

Viele Mitarbeiter vergeuden ihre Arbeitszeit mit der manuellen Verwaltung von Reisekostenabrechnungen. Unglaublich, aber wahr: Jedes vierte Großunternehmen in Deutschland setzt noch immer bei der Reisekostenabrechnung ausschließlich auf Excel, Word oder andere Arten der manuellen Bearbeitung (25 Prozent).

Für Spesen- und Reisekostenabrechnungen ist es wichtig, dass alle Belege eingereicht werden. Um nachher bei der Abrechnung keine bösen Überraschungen zu erfahren gilt es, sich wirklich für jede noch so kleine Sache, wie zum Beispiel ein Parkticket für 1,50 EUR den Beleg aufzubewahren.

Selbst wenn die Geschäftsreise nur sehr kurz ist, sammelt sich dennoch meist ein kleiner Papierstapel an. Haben Unternehmen damit eher negative Erfahrungen gemacht oder möchten allgemein auf das papierlose Belegmanagement umsteigen, bieten sich digitale Travelmanagement Lösunge an, die es den Reisenden ermöglichen, Belege direkt per App zu scannen und zu archivieren – das gilt bspw. auch für die Verpflegungsmehraufwänder

Vielen wird hier nun jedoch als Gegenargument einfallen, dass solch eine digitale Spesenabrechnung konform mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sein muss.

Über die digitale Travel Management-Plattform Lanes & Planes erhalten deutsche Unternehmen ausgelegte und GoBD-konforme Spesenabrechnungslösungen.

Lanes & Planes – vor zwei Jahren von Veit Blumschein und Daniel Nolte gegründet – bietet voll digitale Geschäftsreiselösungen für Firmen und KMU.