Geschäftsreisen: Notwendig, aber besser nachhaltig

Nach einem coronabedingten Einbruch ist das Reiseniveau in vielen deutschen Unternehmen wieder auf Vorpandemie-Level angestiegen. Eine überwiegende Mehrheit der Unternehmen gab 2023 in einer Befragung von Harvard Business Review an, aus persönlichen Geschäftstreffen einen konkreten geschäftlichen Nutzen zu ziehen und betrachtet Geschäftsreisen als wichtiges Instrument für Innovation und Kooperation. Eine radikale Einschränkung der Reiseaktivitäten kommt für sie daher nicht infrage.

Angesichts von steigendem Kostendruck kommt dem effizienten Einsatz von Ressourcen jedoch eine größere Bedeutung zu als in früheren Jahren. Nachhaltiges Reisen kann dazu beitragen, Kosten zu senken. Hinzu kommt, dass viele Unternehmen aufgrund neuer regulatorischer Vorschriften gefordert sind, ihre Reisen nachhaltiger zu gestalten. Davon unabhängig hat sich jedoch auch das Bewusstsein in Wirtschaft und Gesellschaft verändert: Nachhaltigkeit ist ein zunehmend wichtiger Faktor für die Reputation eines Unternehmens und die Attraktivität als Arbeitgeber.

Geschäftsreisen sind CO₂-Emissionstreiber. Emissionen lassen sich allerdings begrenzen, ohne zwingend auf Reisen verzichten zu müssen.

Die Bahn ist nach einer Kundenerhebung von Lanes & Planes bereits das beliebteste Transportmittel bei deutschen Unternehmen, trotz häufiger Verspätungen. Während 34 Prozent der Kunden zum Zielort fliegen, entscheiden sich 66 Prozent für die Bahn, die im Fernverkehr mit 100 Prozent Ökostrom fährt und so laut Europäischer Umwelt-Agentur das umweltfreundlichste Verkehrsmittel in Europa ist.

Zwar ist die Bahn auf Langstrecken oft kein Ersatz für das Flugzeug, doch für innerdeutsche Strecken ist sie eine effektive Alternative, mit der Unternehmen nicht nur das Klima schonen, sondern auch ihr Budget – wenn sie frühzeitig buchen.

Wer nachhaltig reisen möchte, sollte die indirekten Auswirkungen seiner Reise mitberücksichtigen und Hotels unterstützen, die nachhaltig wirtschaften. Zum Beispiel indem sie mit erneuerbaren Energien heizen oder sich für reduzierten Wasserverbrauch einsetzen.

Einige Online-Buchungsplattformen geben Hinweise über die Nachhaltigkeit einer Unterkunft. Zusätzlich können Unternehmen Ausschau nach Zertifizierungen halten, die über die Selbstauskunft hinausgehen und sicherstellen, dass Hotels gewisse Nachhaltigkeitsstandards einhalten. Für Deutschland kommt der DEHOGA Umwelt-Check in Frage, international können das Siegel Green Globe und GreenSign Orientierung geben.

Zu manchen Geschäftstreffen reisen mehrere Angestellte an. Hier lassen sich die Emissionen bei Pkw-Fahrten deutlich senken, wenn Kolleg:innen Fahrgemeinschaften bilden.

Wenn Mitarbeiter:innen kein eigenes Fahrzeug zur Verfügung haben, können sie bei Autovermietungen oder Car-Sharing-Anbietern statt eines Benziners gezielt E-Autos als Mietwagen wählen. Wird dieses mit Ökostrom betrieben, lässt sich auch auf diese Weise Gutes für die Umwelt tun.

Es ist selten möglich, komplett emissionsfrei zu reisen. Was aber immer möglich ist: Die entstandenen CO₂-Emissionen zu berechnen und einen finanziellen Ausgleich an Organisationen zu zahlen, die sich um die Beseitigung von Klimaschäden beziehungsweise für den Klimaschutz einsetzen.

Wie finden Unternehmen heraus, welche Emissionen sie durch ihre Geschäftsreisen verursachen? Um den Aufwand so gering wie möglich zu halten und klimaschonendes Verhalten für Unternehmen zu vereinfachen, bietet die Buchungsplattform Lanes & Planes die Option an, eine “klimaneutrale” Reise zu buchen. In Kooperation mit Climate Partner berechnet die Anwendung automatisch den CO₂-Fußabdruck einer Reise und bietet Unternehmen an, mit wenigen Klicks Ausgleichzahlungen an ausgewählte Klimaschutzprojekte anzuweisen.

Da der Trend bei Geschäftsreisen zu Selbstbuchungen geht, wird in mittleren und großen Unternehmen meist mit Reiserichtlinien gearbeitet. In einem zentralen Dokument finden Angestellte alle wichtigen Informationen, wie und in welchem Rahmen sie Reisen buchen dürfen und welche Prozesse bei der Abrechnung von Spesen und Reisekosten zu beachten sind. Die Richtlinie stellt einen verbindlichen Rahmen für alle Mitarbeitenden dar und ist das ideale Instrument, um Nachhaltigkeitsaspekte in Geschäftsreisen zu verankern.

Unternehmen könnten beispielsweise das Buchen von Flügen erst ab einer bestimmten Entfernung zulassen. Alternativ zu verpflichtenden Regelungen können sie mit Anreizen arbeiten, indem sie die Buchung klimaneutraler Verkehrsmittel oder umweltzertifizierter Hotels mit Prämien belohnen.

Nachhaltigkeit und wirtschaftlicher Erfolg sind längst untrennbar miteinander verbunden. Zwar haben Unternehmen in den vergangenen Jahren viel in ihre Nachhaltigkeit investiert, Geschäftsreisen standen aber nur bei den wenigsten im Fokus. Es lohnt sich jedoch, bestehende Prozesse und Regelungen auf den Prüfstand zu stellen, da sich mit teils wenig Aufwand erhebliche Emissionseinsparungen erzielen lassen.

Um die Nachhaltigkeitsbemühungen im Bereich Geschäftsreisen strategisch voranzutreiben, braucht es klare personelle Verantwortung. In größeren Unternehmen existieren in der Regel Rollen wie Nachhaltigkeitsmanager oder Travel Manager, zu deren Aufgaben auch die Optimierung der Reiseemissionen zählen sollte.

Digitale Travelmanagement- und Analytics-Anwendungen sind hilfreiche Werkzeuge, um schnell Potenziale zu identifizieren, wo Unternehmen ihre Nachhaltigkeitsbilanz verbessern können. Teilweise können Buchungstools so konfiguriert werden, dass sie nachhaltige Reiseoptionen im Standard priorisieren.

Damit die neu entwickelten Maßnahmen tatsächlich greifen und von den Mitarbeiter:innen akzeptiert werden, ist eine proaktive Nachhaltigkeitskommunikation elementar. Gezielte Schulungen über Ziele und Maßnahmen können das Commitment der Mitarbeiter:innen zu neuen Regeln stärken und Frustrationen vorbeugen. Regelmäßige Datenanalysen zeigen den erreichten Fortschritt und die Kommunikation darüber, kann die Motivation aller Stakeholder aufrechterhalten, damit nachhaltiges Reisen auch nachhaltig im Unternehmen verankert wird.