Nachdem das erste Corona-Jahr einer Schockstarre geglichen hatte, haben wir nach einer auflagenreichen Reisezeit fast wieder das Vorkrisenniveau erreicht. Unternehmen und ihre Mitarbeiter*innen freuen sich jetzt umso mehr, ihren Geschäftspartner*innen wieder persönlich gegenüberzustehen.
Jetzt heißt es nur noch, in einer Welt voller Buchungsplattformen und Mobilitätsoptionen zurechtzukommen. Dabei sind die Reisekosten so klein wie möglich zu halten, was sich jedoch als gar nicht so einfach erweist, denn die Reiseveranstalter und Beförderungsunternehmen haben ihre Preise teils massiv angezogen.
Die Veränderungen der letzten Jahre haben glücklicherweise zu technologischen Neuerungen in der Reisebranche geführt. Wenn auch du für Dienstreisen ab sofort dein eigener Reiseprofi sein und dabei jede Menge Zeit und Geld sparen möchtest, solltest du dir diesen Artikel nicht entgehen lassen.
Was müssen Arbeitgeber*innen bei Geschäftsreisen beachten?
Jede Geschäftsreise ist mit Kosten verbunden. Selbstständige und Unternehmer*innen setzen die Reisekosten als Betriebsausgaben von der Steuer ab. Unternehmen erstatten ihren Mitarbeiter*innen die Ausgaben in der Regel über die Reisekostenabrechnung.
Arbeitgeber*innen verpflichten sich mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages allerdings nicht nur zur fristgerechten Zahlung des Gehalts und der Erstattung der Reisekosten. Eine weitere Pflicht des Arbeitgebers ist die sogenannte Fürsorgepflicht (Bundesgesetzbuch, §§ 617 bis 619). Demnach müssen Dienstreisen stets attraktiv und sicher gestaltet sein. Das Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen muss im Mittelpunkt stehen. Die Umsetzung betrifft nicht nur die Unternehmensinhaber*innen, sondern auch die Personalabteilung und gegebenenfalls weitere Abteilungen.
Unternehmen und Mitarbeiter*innen sehen sich mit einigen Herausforderungen konfrontiert:
- Kostendruck: Die Reiseplanung sollte so wenig Kosten wie möglich verursachen.
- Zeitdruck: Mitarbeiter*innen investieren viel Zeit in die umfangreiche Reiseplanung.
- Komplizierte Zusammenarbeit: Alle Beteiligten verwenden unterschiedliche Systeme, wodurch Daten nur umständlich und unvollständig zusammengeführt werden können.
- Zettelwirtschaft: Während der Reiseplanung fallen sämtliche Belege (meist in Papierform) an.
Unabhängige Prozesse: Wichtige Abläufe (z. B. der Abrechnungsprozess) sind nicht integriert, wodurch sie mit manuellem Aufwand verbunden und fehleranfällig sind. - Konformität seitens der Angestellten: Mitarbeiter*innen können nur mühsam die Einhaltung ihrer Treuepflicht nachweisen (etwa der sparsame Umgang mit den Ressourcen und Einhaltung der Reiserichtlinien des Unternehmens).
- Konformität seitens des Unternehmens: Arbeitgeber*innen können nur mühsam die Einhaltung ihrer Fürsorgepflichten nachweisen.
So sehen Geschäftsreisen in der Zukunft aus
Obwohl sich die zoomende Belegschaft an Homeoffice und digitale Meetings gewöhnt hat, ist der persönliche Austausch immer noch bedeutungsvoll. Oft sind die Vor-Ort-Meetings einfach effektiver und stärken die Bindung zwischen den Gesprächspartner*innen. Dadurch werden in der Regel nicht komplett abgelöst. Mindestens die regelmäßigen Teamevents und Mitarbeiter-Retreats bleiben aus der Vor-Corona-Zeit erhalten. Bestimmte Termine können thematisch gar nicht aus der Ferne abgehalten werden: So hilfreich eine Fernwartung doch ist, manchmal ist eine physische Überprüfung und eine verbundene Reise unumgänglich. Für das Jahr 2024 wird ein anhaltender Aufwärtstrend erwartet.
Aufgepasst, hier kommen ein paar spannende Zahlen des DMM – der Mobilitätsmanager:
- Reiselust steigt: 57 Prozent der befragten Unternehmen erwarten für 2024 einen Anstieg des Reisebudgets im Vergleich zu 2023.
- Umsatz durch Persönlichkeit: Expert*innen rechnen bei persönlichen Meetings mit 25 Prozent mehr Umsatz.
- Umwelt: Für 54 Prozent der Befragten steht die Kohlendioxidemissionsreduktion an erster Stelle ihrer Nachhaltigkeitsprioritäten. Dafür scheinen sie einen höheren Preis zahlen zu wollen.
- Verlängertes Wochenende: 67 Prozent der Befragten haben ihre beruflichen Aufenthalte für private Zwecke schon mal verlängert.
- Wohlbefinden: Erfahrungsgemäß betätigen sich vier von fünf Reisende jeden Tag aktiv, um ihr Wohlbefinden zu verbessern.
Fakt ist: Geschäftsreisen nehmen gerade wieder richtig Fahrt auf!
Wie dich ein Reisemanagement-Tool für Geschäftsreisen unterstützt
Anlaufstelle Nummer 1 für die Buchung von Geschäftsreisen waren früher Reisebüros. Inzwischen bieten auch Technologieunternehmen ihre Unterstützung bei Flug- und Hotelbuchungen an. Die Branche war gezwungen, sich mit neuen innovativen Lösungen weiterzuentwickeln, und sie hat ihren Job erfüllt! Die Travel-Management-Lösung Lanes & Planes deckt beispielsweise alle Aktivitäten deiner Geschäftsreise der Zukunft von der Genehmigung über Planung und Durchführung bis zur Abrechnung in einem intuitiven Tool ab. Das zertifizierte Rechenzentrum des Softwareunternehmens befindet sich in Düsseldorf. Um auch die individuellen Anforderungen von großen Unternehmen und Konzernen zu erfüllen, ist das Unternehmen eine strategische Partnerschaft mit der All for One Group eingegangen. Nach eigenen Angaben sind Einsparungen in Höhe von bis zu 30 Prozent mit der App von Lanes & Planes realistisch.
So gestaltest du deine geschäftlichen Reisen mit der All-in-one-Plattform komfortabel und preiswert:
- Buchungsmanagement des digitalen Reisebüros: Anbindung an über 100 Reservierungsportale und Direktschnittstellen (von Flug- und Bahn- über Hotel- und Airbnb- bis zur Mietwagenbuchung)
- Digitales Reisekostenmanagement: z. B. Spesenmanagement, steuerkonforme Rechnungserstellung, unkomplizierte Rückerstattung der Mehrwertsteuer
- Antrags- und Genehmigungsmanagement: mit Freigabe- und Berechtigungsprozessen
- Mobile Anwendung: beispielsweise Reisepläne mit Tickets und Informationen, Verspätungsalarm und Live-Updates sowie In-App Customer Support, Einreichung von Belegen mit OCR-Texterkennung
- Datenfluss: Nahtlose Integration in HR- und ERP-Systeme
- Transparenz: Persönliche Accounts anstatt gemeinsame Firmenaccounts
- Monitoring: Analyse und Auswertung von Reisekosten und -aktivitäten
- Konformität: Einhaltung von Archivierungs-, Compliance- und Nachhaltigkeitsvorgaben (z. B. GoBD-Konformität, Travel-Risk-Management & Duty of Care, Emissionsanzeige pro Buchung)
- Travel-Service-Beratung – Made in Germany: z. B. 24/7-Reiseservice durch ausgebildete Reiseverkehrskaufleute und persönliche Ansprechpartner*innen
Fazit: Geschäftlich reisen war noch nie so einfach
Einige Apps für Dienstreisen nehmen dir durch ein integriertes Reisekostenmanagement bereits viel Arbeit ab. Wenn du noch mehr willst, solltest du unbedingt Lanes & Planes testen. Dadurch sparst du dir die ewige Suche nach Unterkünften und Flug- bzw. Bahntickets auf sämtlichen Plattformen. Jetzt musst du nur noch das beste Angebot buchen, direkt übers Handy einchecken und die Geschäftsreise der Zukunft genießen
Über Lanes & Planes
Lanes & Planes ist die erste Travel- & Beleg-Management-Plattform, die sämtliche Kontaktpunkte einer Geschäftsreise in einer Anwendung vereint: Von der Suche nach dem optimalen Reiseweg über die Wahl des Verkehrsmittels bis hin zur Spesenabrechnung deckt Lanes & Planes den kompletten Buchungs- und Abrechnungskreislauf klassischer Geschäftsreisen sowie Spesen und Auslagen jeglicher Art ab – und senkt die Kosten für Unternehmen damit um bis zu 30 Prozent. Heute nutzen Lanes & Planes über 1000 Unternehmen aller Branchen vor allem in Deutschland, darunter Edding, Enpal und Personio.
Original-Artikel erschienen am 11.01.2014 auf www.omr.com
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