7 Gründe, die Genehmigung einer Dienstreise im Unternehmen zu automatisieren

Oft werden diese mithilfe firmeninterner Vordrucke noch manuell ausgefüllt und bearbeitet. Allerdings ist diese Vorgehensweise nicht mehr zeitgemäß und viele Firmen automatisieren im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung auch die Prozesse rund um den Antrag und die Genehmigung von Dienstreisen.

Ist eine Dienstreise geplant, muss diese im Vorfeld mittels Dienstreiseantrag bei der Unternehmensleitung angefragt werden. Dabei werden nicht nur die Notwendigkeit der Reise von den zuständigen Abteilungen geprüft, sondern auch folgende Fragen beantwortet:

Grundsätzlich werden Dienstreisen nur genehmigt, wenn es keine alternative Möglichkeit gibt, den damit verbundenen Zweck auf andere Weise, wie etwa Telefon- oder Videokonferenzen zu erfüllen.

Mit der Genehmigung der Reise erhält der Arbeitnehmer die offizielle Erlaubnis, die Erledigung von Dienstangelegenheiten auch außerhalb der eigentlichen Dienststätte durchzuführen. Dies ist neben der Übernahme sämtlicher im Zuge der Reise anfallender Kosten vor allem versicherungsrechtlich wichtig. Mit der Reisegenehmigung greift sogleich auch der gesetzliche Unfallversicherungsschutz.

Ferner ist der genehmigte Antrag auch die Grundlage für die Reisekostenabrechnung.

Das Travel Management übernimmt neben der Organisation von Reisen noch eine wichtige Funktion. Es ist für die effiziente Abwicklung der Geschäftsreiseprozesse verantwortlich und trägt dafür Sorge, dass anstehende Reisen den vorgegebenen Richtlinien entsprechen. Zudem muss es auch die direkten und indirekten Kosten im Auge behalten.

In manchen Unternehmen übernimmt noch der Office Manager neben dem stressigen Büroalltag diese Aufgaben. Doch egal ob Travel Manager, Office Manager oder Sekretärin, jeder der schon einmal eine Reise geplant hat, weiß wie aufwändig dies sein kann.

Planen, Reise beantragen, auf die Genehmigung warten, buchen, Daten sammeln und kontrollieren, abrechnen - all diese Schritte sind zeitraubend und oft mit einem hohen Kommunikationsaufwand verbunden. Einheitliche Prozesse können den Aufwand deutlich senken.

Während kleinere alteingesessene Betriebe oftmals viele Arbeitsschritte noch manuell durchführen und auch eine papier- und aktenbasierte Ablage haben, sind vor allem Start-ups und mittelständische Unternehmen bereits auf den Zug der Digitalisierung aufgesprungen und haben einen Großteil ihrer Arbeitsprozesse automatisiert.

Klar ist, dass der Einsatz technischer Hilfsmittel in vielen Bereichen Zeit und Kosten sparen kann. Es ist aber auch eine Frage der Notwendigkeit und der Effizienz. Kleine Betriebe, in denen lediglich der Geschäftsführer ein- bis maximal zweimal pro Jahr eine Reise unternimmt, kommen unter Umständen mit einer manuellen Abwicklung zurecht.

Betriebe, die mehrmals pro Jahr verschiedene Mitarbeiter auf Reisen schicken, profitieren allerdings vom Automatismus.

Alle internen Prozesse hängen von der Unternehmenskultur ab und sind daher auch in jedem Unternehmen unterschiedlich definiert. Das Grundgerüst für den Genehmigungsprozess bei Dienstreiseanträgen ist jedoch gleich und in vier grobe Schritte unterteilt.

Reiseplanung - Reiseantrag - Genehmigung - Buchung

Wie lange der gesamte Prozess dauert und wie detailliert und aufwändig sich die Zwischenschritte gestalten, hängt dabei stark von den internen Regeln und dem Digitalisierungsgrad des jeweiligen Unternehmens ab.

Je weiter die Digitalisierung voranschreitet, desto klarer wird, dass automatisierte Abläufe langwierige und komplizierte Arbeitsschritte vereinfachen, egal ob in der Produktion oder im Büroalltag.

Auch im Bereich des Reisemanagements können technische Hilfsmittel in Form von Buchungssystemen oder Travel Management Lösungen die Arbeit erleichtern und den Workflow verbessern.  

Bei der manuellen Abwicklung von Anträgen und Genehmigungen wechseln die Prozesse meist zwischen den verschiedenen analogen und digitalen Medien. Bei Unklarheiten muss nachgefragt und auf Antwort gewartet werden. Oft gehen auf diesem Weg zudem wertvolle Informationen verloren, die zur Prüfung notwendig wären. Auch die Vorlage beim zuständigen Vorgesetzten kann sich langwierig gestalten. So vergeht bis zur Freigabe wertvolle Zeit. 

Sind die Abläufe hingegen digitalisiert und laufen automatisch ab, ist in der Regel keine zusätzliche verbale oder schriftliche Kommunikation notwendig. 

Im digitalen Büro wird weitestgehend auf papierbasierte Prozesse verzichtet. Sämtliche Arbeitsabläufe, wie Anträge, Genehmigungen, Abrechnungen und die Archivierung laufen digital ab. Automatisierte Abläufe erlauben ressourcen- und kostensparend zu arbeiten. Dadurch wird das Leben des Vorgesetzten und aller Beteiligten erleichtert. 

Manuelle Dienstreiseanträge, die mithilfe von Vorlagen erstellt werden, sind oft mit Post-its oder zusätzlichen Notizzetteln versehen. Dieses Zettelchaos wird schnell unübersichtlich, geht leicht verloren und wichtige Informationen zur Freigabe fehlen letztendlich. Bei der digitalen Variante gibt es einen zentralen Zugriffspunkt, wo alle notwendigen Zusatzinformationen sicher gespeichert und jederzeit abrufbar sind.

Meist können gewünschte Reiseverbindungen nur für einen bestimmten Zeitpunkt reserviert werden. Wenn in dieser Zeit keine rechtzeitige Genehmigung erfolgt, verliert man die vergünstigte Rate und muss mit der Planung von neuem anfangen.

Bei der Verwendung von automatisierten Genehmigungen über ein Travel Management Tool kann jede Überschreitung oder Abweichung einfach durch ein bis zwei Sätze kurz und knapp begründet werden, sodass der Vorgesetzte diese nachvollziehen kann und im Endeffekt rascher freigeben. Er kann auch direkt auf die Buchung klicken, um sich zu vergewissern, dass es keine bessere Alternative gibt.

Automatisierte Genehmigungen ermöglichen den Mitarbeitern Self Service ohne Mikromanagement. Das Travel Management kontrolliert den Reiseantrag und hilft eventuell bei notwendigen Umbuchungen. Auch die Abrechnung und Auswertung wird so für den Travel Manager bzw. den Office Manager vereinfacht, da alles im selben System abläuft und leicht nachzuverfolgen ist.

Bereits vordefinierte und im System hinterlegte Richtlinien für Geschäftsreisen, erleichtern dem Antragsteller, die Vorgaben des Unternehmens einzuhalten. Der Reisende kann so ganz einfach im vorgegebenen Rahmen selbstständig Reisen planen und organisieren.

Weder der Vorgesetzte noch der Reisende selbst müssen sich Sorgen machen, dass das Budget überschritten wird oder Transportmittel und Hotels gebucht werden, die nicht mit den Richtlinien des Unternehmens korrelieren. 

Sollte es doch einmal dazu kommen, dass eine Buchung außerhalb eines vorgegebenen Buchungsbudgets getätigt werden muss, kann dies digital angefragt und genehmigt werden, ohne dabei wertvolle Zeit oder einen guten Deal zu verpassen.

Laufen der Reiseantrag und die Genehmigung einer Dienstreise dessen über ein zentrales Travel Managementsystem, stehen allen zuständigen Personen sämtliche relevante Daten in digitaler Form zur Verfügung. 

Beim Einsatz von digitalen Lösungen ist der Dienstreiseantrag sowie die Reisegenehmigung im zentralen Reisemanagementsystem hinterlegt. So hat der Reisende jederzeit Zugriff auf seine Unterlagen und muss diese nicht mehr umständlich ausdrucken und mitführen.

Die gespeicherten Daten können dann automatisch als Abrechnungsgrundlage für die Reisekostenabrechnung herangezogen werden.

Im täglichen Arbeitsprozess fallen eine Unmenge an Daten an, die bei nicht automatisierten Abläufen leicht untergehen können oder im schlimmsten Fall gar nicht erst erfasst werden. Wird jedoch ein geeignetes System zur Organisation von Reisen verwendet, werden alle Informationen, Daten und Auswertungen von Anfang an sicher gespeichert.

So sind die zu erwartenden Reisekosten bereits mit dem Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise zentral gespeichert und bieten bis zur Abrechnung der Reise stets einen konkreten Überblick. Diese Daten können in weiterer Folge über Auswertungen im Controlling auch zur Optimierung von Reiseabläufen und Anpassung der Reiserichtlinien verwendet werden.

Sieht man sich all die Vorteile an, die eine Automatisierung der Genehmigung von Dienstreisen mit sich bringt, geht klar hervor, dass auf lange Sicht enorm viel Arbeitszeit und somit auch Kosten für das Unternehmen eingespart werden können.

Durch den verminderten Verwaltungsaufwand können die Mitarbeiter weitaus effizienter arbeiten. Auch das Kostenmanagement profitiert davon, denn klare Strukturen und digitalisierte Prozesse sind weniger fehleranfällig und liefern genauere Berichte. Zudem bewahrt die einfache Einhaltung der Reiserichtlinien das Unternehmen vor übermäßigen Ausgaben.