Geldausgaben bei Geschäftsreisen – 5 typische Fallen

Fünf klassische Fallen lassen Firmen bei Geschäftsreisen ihr Geld zum Fenster rauswerfen.

Je nach Stadt sind Unterbringungskosten ein großer Kostenfaktor. Was viele nicht wissen: Hotels in unmittelbarer Nähe zu einem Flughafen sind bis zu 50 Prozent günstiger als Hotels in der Innenstadt oder zentraler Lage - und dies in derselben Kategorie.

Selbst wenn Sie noch die Fahrt mit dem Taxi und zurück einrechnen, ist eine Unterbringung in Flughafennähe in Städten wie New York, London oder Amsterdam sehr viel günstiger, zumal die Verbindung vom Flughafen in die Innenstadt mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht nur günstiger, sondern oftmals schneller und bequemer ist. Gerade bei mehreren Übernachtungen oder größeren Firmengruppen summiert sich die Extra-Ausgabe für ein Hotel in City-Nähe enorm.

Wie oben bereits erwähnt, gibt es in vielen Städten gute öffentliche Verbindungen vom Flughafen in die Stadt. In Amsterdam zum Beispiel sind Sie mit einem so genannten Sprinter-Zug in 15 Minuten am Hauptbahnhof. In Barcelona gibt es einen Flughafenbus für 5 Euro und in München ist eine Fahrt mit der S-Bahn um ein Vielfaches billiger als eine mit dem Taxi. Viele Städte bieten praktische Apps mit Fahrplänen und den schnellsten Verbindungen sowie Fahrpreisen.

Nicht immer sind diese Informationen klar kommuniziert bzw. eine Vorgabe für Firmen-Mitarbeiter. Auch wenn öffentliche Verkehrsmittel vielen beschwerlicher vorkommen, sind sie oftmals schneller. Mit einem Getränke-Gutschein können Sie Mitarbeiter für ihre „Mühen“ entschädigen.

Ein weiterer Geldfresser ist die Business Class: Auf Langstrecken sind Plätze in der Business Class fünf bis zehn Mal so teuer wie ein Sitz in der Economy Class. Firmen sollten hier über Alternativen nachdenken, wie etwa die Premium Economy Class oder die Buchung eines Platzes mit mehr Beinfreiheit. Manche Fluggesellschaften bieten auch die Möglichkeit gegen Meilen den Sitzplatz upzugraden.

GroßeFirmen arbeiten häufig mit Travel-Management Firmen zusammen, die für die Mitarbeiter die komplette Reise zusammenstellen. Sie bieten spezielle Konditionen für Flüge und Hotels, machen die Kreditkartenabrechnungen und vieles mehr. Wenn Sie diesen speziellen Service brauchen und wünschen, dann können  Sie in einen solchen Servicepartner investieren. Denn diese Dienstleistung ist natürlich nicht umsonst. Es kann sich lohnen, darüber nachzudenken, ob der Nutzen der angebotenen Serviceleistung die Ausgaben rechtfertigt. Im heutigen digitalen Zeitalter sind Reiseanbieter nicht mehr unbedingt im Vorteil und der angebote Service kann häufig online kostenlos selbst durchgeführt werden. Es lohnt sich also ein Nachdenken, ob die Firma Geschäftsreisen auch selbst buchen und organisieren kann.

Eine Studie von Expedia im Jahr 2015 kam zu dem Ergebnis, dass 91 Prozent der Mitarbeiter von mittelständischen Unternehmen in den USA ausgabenfreudiger sind, wenn sie auf Firmenkosten unterwegs sind. Firmen sollten immer eine Richtlinie für Geschäftsreisen haben – egal wie groß sie sind. Diese legt zum Beispiel fest, welche Flugzeugklasse gebucht werden kann, das Budget für Taxis, Übernachtungen etc. Diese Richtlinien können sehr streng sein, sie können sich aber auch flexibel nach Stadt, Position in der Firma und vielen weiteren Kriterien anpassen. Flexibilität ist sicherlich die bessere Wahl, denn Preise weichen je nach Reisezeit und Stadt sehr stark voneinander ab und können nicht von den Mitarbeitern beinflusst werden. Sie sollten einem Mitarbeiter deshalb keine Restriktion auferlegen, die ihn in eine unangehmen Lage bringen, weil er das Reisebudget sprengt. Gleichzeitig sollten Sie ihn aber auch nicht dazu animmieren, ein 4- oder 5-Sterne Hotel zu buchen, bloß weil er gerade zu einer sehr günstigen Zeit reist. Denken Sie also über Ihre Richtlinien gut nach und erstellen Sie nachvollziehbare und kluge Regeln.

Wenn Sie diese fünf typischen Fallen analysieren, finden Sie sicherlich den ein oder anderen Aspekt, den Sie in die Planung Ihrer Geschäftsreisen berücksichtigen können - und damit bei der nächsten Reisekostenabrechnung Geld sparen!