Warum Fürsorgepflicht auf Dienstreisen so wichtig ist

Die Fürsorgepflicht auf Geschäftsreisen beginnt dabei nicht etwa erst mit Reisebeginn, sondern bereits viel früher. Ab dem Entschluss zur Dienstreise ist das Unternehmen verpflichtet für den Schutz und die Sicherheit seiner reisenden Mitarbeiter zu sorgen, das schließt auch deren Gesundheit mit ein.

Viele Unternehmen vernachlässigen die Fürsorgepflicht und handeln daher grob fahrlässig, wenn sie die Gesetzesvorgaben nicht einhalten. Leider sind sie sich dessen oft nicht bewusst. Doch Unwissenheit schützt nicht vor Strafe. Werden die Gesetze und Vorschriften zur Fürsorgepflicht missachtet, drohen hohe Strafen. Erfahren Sie mehr über die allgemeine Fürsorgepflicht des Arbeitgebers in unserem Leitfaden.

Die Fürsorgepflicht für Geschäftsreisen beginnt bereits vor der Reise, dauert während der Reise an und geht noch über die Rückkehr hinaus.

So muss der Arbeitgeber etwa sicherstellen, dass der Mitarbeiter psychisch sowie physisch zu der Reise in der Lage ist. Die medizinische Versorgung auf westlichem Standard muss gewährleistet sein und bei der Reise in Risikogebiete sind geeignete Sicherheitstrainings vorgeschrieben. Auch für die laufende Information des Reisenden über aktuelle Geschehnisse am Reiseort muss gesorgt sein.

Firmeninterne Reiserichtlinien geben dem Mitarbeiter klare Vorgaben und eine Struktur, wodurch er auch im Notfall weiß, wie er agieren soll und an wen er sich wenden kann.

Jedes Land hat die Fürsorgepflicht für Unternehmen gesetzlich geregelt. Neben allgemeinen Vorgaben zur Sicherheit der Mitarbeiter sind auch die grundlegenden Punkte, die das Unternehmen in Bezug auf Geschäftsreisen zu beachten hat, klar definiert.

Hier sind die wichtigsten Punkte, die das Unternehmen zur Sicherheit der Mitarbeiter in Bezug auf die Fürsorgepflicht auf Geschäftsreisen erfüllen muss.

Noch vor Reiseantritt empfiehlt es sich, alle wichtigen Informationen über das Reiseziel zu sammeln, um etwaige Risiken besser einschätzen zu können. Dazu zählt das Klima, Details zur Kultur und die derzeitige politische Situation. Natürlich dürfen auch Reisebeschränkungen und die Gesundheitslage am Zielort nicht außer Acht gelassen werden. Reise- und Sicherheitsbeschränkungen können beim Auswärtigen Amt nachgelesen werden.  

Anschließend muss der Mitarbeiter über entsprechende Länderinformationen und auch mögliche Gefahren informiert werden. Auch während der Reise ist der Arbeitnehmer über das aktuelle Geschehen vor Ort am Laufenden zu halten.

Führt die Reise in ein sicheres Gebiet, der Weg dorthin jedoch über ein politisch oder gesundheitlich instabiles Gebiet, müssen auch hier Vorkehrungen für einen reibungslosen und sicheren Reiseverlauf getroffen werden.

Auch gilt es den aktuellen Gesundheitszustand des Mitarbeiters zu beachten. Ist er zum Reiseantritt gesund oder benötigt er bestimmte Medikamente? Zudem sollten eventuell notwendige Impfungen recherchiert und zeitgerecht organisiert werden.

Um im Notfall versorgt zu sein, benötigt der Reisende im Zielland eine ausreichende Versicherung. Diese ist vom Unternehmen abzuschließen und alle diesbezüglichen Informationen dem Mitarbeiter auszuhändigen. Hierbei ist darauf zu achten, dass alle möglichen Risiken abgedeckt und die Haftungssumme dem Risiko entsprechend vereinbart wurde. Für Unternehmen gibt es spezielle Business-Travel-Versicherungen, die alle notwendigen Punkte abdecken und für die nötige Absicherung sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer sorgen.

Desweiteren müssen alle notwendigen Unterlagen gesammelt und dem Reisenden zur Verfügung gestellt werden. Dazu zählen der Ausweis und Reisepass, der Führerschein (internationaler Führerschein), das Visum und wenn nötig der Impfpass mit den erforderlichen Impfungen. Auch die Versicherungsunterlagen, Reisetickets, Hotelbuchungen sowie die Firmenkreditkarte dürfen nicht fehlen. Ein digitaler Reisebegleiter kann Ihnen dabei helfen, wichtige Reisedokumente, wie Zug- und Flugtickets sowie Hotelvoucher  in einem einzigen Tool Ihren Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen

Zudem müssen Vorkehrungen getroffen werden, um die Kommunikation mit dem Reisenden sicherzustellen. Firmenhandy, Laptop und eine Telefon- und Internetverbindung vor Ort sind gängige Hilfsmittel, um in Verbindung zu bleiben. Um dem Reisenden im Notfall immer einen Ansprechpartner zur Verfügung stellen zu können und als Unternehmen erreichbar zu sein, empfiehlt sich eine Hotline über die Hilfe angefordert werden kann. Meist können Arbeitgeber dies nicht selbst bewerkstelligen. In diesem Fall bietet sich der Dienst eines Travel Managers oder eines Reisemanagementsystems an, welches alle notwendigen Anforderungen beinhaltet.

Tritt tatsächlich ein Notfall ein, sollten Unternehmen vorbereitet sein und schnell entscheiden können. Besonders in prekären Situationen ist eine rasche Hilfestellung unabdingbar. Mit einem Travel Risk Management kann das Vorgehen in bestimmten Szenarien bereits im Vorfeld definiert werden und somit eine rasche Reaktion ermöglicht werden. Hierin wird festgehalten, welche Personen die Befugnis haben Entscheidungen zu treffen, ohne Rücksprache zu halten.

Zudem muss auch der entsandte Mitarbeiter für Not- und Krisensituationen informiert und geschult werden, damit er weiß an wen er sich wenden kann und wie er zu agieren hat.

Besonders bei Reisen in Krisengebiete oder Risikoländern, aber auch auf normalen Geschäftsreisen muss die Firma den Aufenthaltsort des Mitarbeiters kennen, um ihm im Notfall die notwendige Unterstützung bieten zu können. Travel Tracker, meist über GPS, machen eine Lokalisierung möglich und bieten sowohl dem Reisenden als auch dem Unternehmen Sicherheit. Da dies keine gesetzliche geregelte Vorgehensweise darstellt, muss der Mitarbeiter dem Einsatz dieser Technik zustimmen. Doch auch die Buchung über eine Geschäftsreisemanagement-Lösung oder über einen Travel Management-Anbieter kann die Reise für das Unternehmen nachvollziehbar machen und über den aktuellen Aufenthaltsort des Mitarbeiters informieren. Lanes & Planes bietet Unternehmen die Möglichkeit über eine interaktive Karte die Reisedestination ihrer Reisenden nachzuverfolgen. Die Karte beinhaltet auch Reisewarnungen des Auswärtigen Amts.

Jeder Mitarbeiter sollte die wichtigsten Notfallnummern immer mit sich führen. Neben dem Einspeichern im Handy haben sich auch folierte Notfallkarten bewährt, die die wichtigsten Informationen des Reisenden wie Name, Blutgruppe und Notfallkontakte beinhalten.

Des Weiteren ist der Arbeitgeber verpflichtet seine reisenden Mitarbeiter über etwaige Gefahren, politische und gesundheitliche Einschränkungen und Risiken während der Reise stets informiert zu halten. Dies kann entweder über SMS-Warnungen oder mit Meldungen über eine Geschäftsreisemanagement-Lösung mit Push-up Benachrichtigungen erfolgen. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter wichtige Informationen und Änderungen rasch und zeitgerecht erhält.

Im Grunde liegt die Verantwortung zur Einhaltung der Fürsorgepflicht auf Dienstreisen beim Unternehmen. Doch in Wahrheit bedeutet Fürsorgepflicht auch Teamarbeit. Denn die Erarbeitung von Richtlinien und die laufende Unterstützung bei Problemen erfordert die Zusammenarbeit mehrerer Beteiligten. Meist erarbeiten das Sicherheitsteam, die Personalabteilung und natürlich das Travel Management gemeinsam Sicherheitsstrategien zum Schutz der Reisenden.

Während der Reise bleibt in der Regel der Travel Manager Hauptansprechpartner. Denn er weiß, wo sich der Geschäftsreisende aufhält und steht mit auch während der Reise ihm in Verbindung.