Fahrtkostenerstattung: Was Arbeitnehmer:innen wissen müssen

Was müssen Arbeitgeber:innen erstatten? Welche Anteile können sich Arbeitnehmer:innen über die Steuer zurückholen? Alle Antworten im Überblick.

Ob und inwieweit Angestellte einen Anspruch auf Erstattung von Fahrtkosten haben, richtet sich nach dem Anlass der Fahrt und ihrer Entfernung. Grundsätzlich lassen sich zwei Szenarien unterscheiden.

Reisekosten müssen Arbeitnehmer:innen in der Regel nicht selbst tragen, sondern erhalten sie von ihrem Unternehmen erstattet. Dazu zählen nicht nur die Übernachtungskosten, sondern auch Fahrtkosten.

Die gesetzliche Grundlage (§ 670 Bürgerliches Gesetzbuch) lässt allerdings Interpretationsspielraum, daher sollten Angestellte vor jeder Reise genau klären, in welcher Höhe eine Kostenerstattung vorgesehen ist, um böse Überraschungen zu vermeiden. Ein klarer rechtlicher Anspruch auf Fahrtkostenerstattung im Zug von Dienstreisen besteht nicht.

Unternehmen können die Kosten für ihre Angestellten entweder direkt (anteilig) übernehmen oder im Nachhinein erstatten. Die Erstattung erfolgt lohnsteuerfrei. 

Um die tatsächlichen Kosten erstattet zu bekommen, müssen Arbeitnehmer:innen Belege einreichen bzw. nachvollziehbar darlegen, wie sich die Fahrtkosten zusammensetzen. Das ist gerade bei der Nutzung eines privaten Pkw für Dienstreisen aufwändig. Meist ist es daher für beide Seiten einfacher, die Entfernungspauschale zu nutzen. In diesem Fall sind keine Belege erforderlich.

Zahlt das Unternehmen keine Fahrtkosten, können Angestellte sich die Kosten teilweise über die Steuererklärung zurückholen, indem sie eine Kilometerpauschale geltend machen.

Fahrtkosten für den Weg zur primären Arbeitsstelle stuft der Gesetzgeber grundsätzlich als Privatausgabe der Angestellten ein. Viele Arbeitgeber:innen entscheiden sich dennoch dafür, ihren Angestellten die Kosten (anteilig) zu ersetzen – als freiwillige Zusatzleistung. Ob sie auf ein Fahrtenbuch bestehen oder eine Pauschale zahlen, liegt im Ermessen des Unternehmens.

Beteiligen sich Arbeitgeber:innen nicht an den Kosten, müssen Angestellte diese trotzdem nicht komplett selbst tragen. Sie können die Fahrtkosten über die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) als beschränkt abzugsfähige Werbungskosten bei ihrer Steuererklärung geltend machen.

Die beiden Begriffe klingen ähnlich, kommen aber in unterschiedlichen Szenarien zum Einsatz:

Die Höhe der Fahrtkostenerstattung wird vom Gesetzgeber über die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) geregelt. Einzelheiten zur Anwendung sind in § 9 Einkommenssteuergesetz ausgeführt. 

Die Erstattungssätze werden regelmäßig angepasst. Zuletzt wurde im Rahmen des Steuerentlastungsgesetzes eine rückwirkende Erhöhung ab dem 01.01.2022 beschlossen.  Ziel war es, der Inflation und den gestiegenen Benzinpreisen Rechnung zu tragen. Die angegebenen Pauschalen gelten bis 2026, vorbehaltlich erneuter Änderungen

Berechnungsformel für Fahrtkostenerstattung: Tage mit Fahrtweg im Jahr x gefahrene Kilometer x gesetzliche Entfernungspauschale

Sarah fährt an 150 Arbeitstagen mit dem Pkw zum Büro. Die kürzeste Strecke zu ihrer Arbeitsstätte beträgt 40 Kilometer. Damit gilt sie als Fernpendlerin und kann die erhöhte Fahrtkostenpauschale von 0,38 Cent/Kilometer ansetzen.

150 x 40 x 0,38 = 2.280 Euro

Da die Werbungskostenpauschale 1.230 Euro beträgt, lohnt es sich für sie, die Fahrtkostenpauschale geltend zu machen, um insgesamt 2.280 Euro von der Steuer abzusetzen.

Auf Dienstreisen kann die Kilometerpauschale für Fahrten mit dem Auto oder Motorrad in Anspruch genommen werden. Fahrten mit dem Fahrrad, dem ÖPNV oder dem Flugzeug sind nicht abgedeckt. 

Anders bei der Pendlerpauschale: diese gilt nicht nur für Auto- und Motorräder – sie kann auch von Personen in Anspruch genommen werden, die zu Fuß, mit dem Fahrrad, E-Bike oder dem ÖPNV zur Arbeit pendeln.

Die steuerliche Erstattung der Fahrtkosten über die Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf 4500 Euro begrenzt. Allerdings gilt dies nicht, wenn Arbeitnehmer:innen mit dem eigenen Pkw oder einem Dienstwagen gefahren sind.

Weitere Ausnahmen gelten, wenn Angestellte die tatsächlich angefallenen, höheren Kosten mithilfe von Belegen nachweisen können. Mögliche Gründe sind Familienheimfahrten oder eine doppelte Haushaltsführung.

Den Fahrtkostenzuschuss manuell zu berechnen, ist nicht nur ein zeitintensiver, sondern auch fehleranfälliger Prozess. 

Unternehmensinterne Erstattungsregeln für Dienstreisen, gesetzliche Pauschalen für den täglichen Arbeitsweg, weitere Spesen für Übernachtung und Verpflegung – Mitarbeitende müssen die erstattungsfähigen Kosten erst einmal aus den Daten extrahieren, ehe sie die Summe der Gesamterstattung ermitteln können. Einfacher und schneller gelingt die Abrechnung mit Tools zur Reisekosten- bzw. Spesenabrechnung. 

Mitarbeitende laden ihre Belege mit wenigen Klicks in die Anwendungen hoch. Diese wendet die unterschiedlichen Pauschalen und unternehmensinternen Erstattungssätze automatisiert an und ermittelt die zu erstattenden Kosten. 

Lanes & Planes geht noch einen Schritt weiter: Mit der End-to-End-Lösung minimieren Unternehmen nicht nur ihren Arbeitsaufwand für die Spesenabrechnung, sondern können auch Buchungen und Reisekosten-Analysen über smarte Workflows beschleunigen. 

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