Fahrtkostenerstattung: Was Arbeitnehmer wissen müssen

Was muss der Arbeitgeber erstatten? Welche Anteile können sich Arbeitnehmer über die Steuer zurückholen? Alle Antworten im Überblick.

Ob und inwieweit Arbeitnehmer einen Anspruch auf Erstattung von Fahrtkosten haben, richtet sich nach dem Anlass der Fahrt und ihrer Entfernung. Grundsätzlich lassen sich zwei Szenarien unterscheiden.

Reisekosten müssen Arbeitnehmer in der Regel nicht selbst tragen, sondern erhalten sie von ihrem Arbeitgeber erstattet. Dazu zählen nicht nur die Übernachtungskosten, sondern auch Fahrtkosten. 

Die gesetzliche Grundlage (§670 Bürgerliches Gesetzbuch) lässt allerdings Interpretationsspielraum, daher sollten Angestellte vor jeder Reise genau klären, in welcher Höhe eine Kostenerstattung vorgesehen ist, um böse Überraschungen zu vermeiden. Ein klarer rechtlicher Anspruch auf Fahrtkostenerstattung im Zug von Dienstreisen besteht nicht.

Arbeitgeber können die Kosten für ihre Angestellten entweder direkt (anteilig) übernehmen oder im Nachhinein erstatten. Die Erstattung erfolgt lohnsteuerfrei. 

Um die tatsächlichen Kosten erstattet zu bekommen, muss der Arbeitnehmer Belege einreichen bzw. nachvollziehbar darlegen, wie sich die Fahrtkosten zusammensetzen. Das ist gerade bei der Nutzung eines privaten Pkw für Dienstreisen aufwändig. Für Angestellte und Arbeitgeber ist es daher meist einfacher, die Entfernungspauschale zu nutzen. In dem Fall sind keine Belege erforderlich.

Zahlt der Arbeitgeber keine Fahrtkosten, können Angestellte sich die Kosten teilweise über die Steuererklärung zurückholen, indem sie eine Entfernungspauschale geltend machen.

Fahrtkosten für den Weg zur primären Arbeitsstelle stuft der Gesetzgeber grundsätzlich als Privatausgabe der Angestellten ein. Viele Arbeitgeber entscheiden sich dennoch dafür, ihren Angestellten die Kosten (anteilig) zu ersetzen – als freiwillige Zusatzleistung. Ob sie auf ein Fahrtenbuch bestehen oder eine Pauschale zahlen, liegt im Ermessen des Unternehmens.

Beteiligt sich der Arbeitgeber nicht an den Kosten, müssen Angestellte diese trotzdem nicht komplett selbst tragen. Sie können die Fahrtkosten über die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) als beschränkt abzugsfähige Werbungskosten bei ihrer Steuererklärung geltend machen. 

Die Höhe der Fahrtkostenerstattung wird vom Gesetzgeber über die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) geregelt. Einzelheiten zur Anwendung sind in §9 Einkommenssteuergesetz ausgeführt. 

Die Erstattungssätze werden regelmäßig angepasst. Zuletzt wurde im Rahmen des Steuerentlastungsgesetzes eine rückwirkende Erhöhung ab dem 21. Kilometer auf 0,38 Cent/Kilometer ab 1.1.2022 beschlossen. Ziel ist es, den gestiegenen Benzinpreisen Rechnung zu tragen. Die neue Fahrtkostenpauschale gilt bis 2026, vorbehaltlich erneuter Änderungen.  

Berechnungsformel für Fahrtkostenerstattung: Tage mit Fahrtweg im Jahr x gefahrene Kilometer x gesetzliche Entfernungspauschale

Thomas fährt an 150 Arbeitstagen mit dem Pkw zum Büro. Die kürzeste Strecke zur Arbeitsstätte beträgt 40 Kilometer. Damit gilt er als Fernpendler und kann die erhöhte Fahrtkostenpauschale von 0,38 Cent/Kilometer ansetzen. 

150 x 40 x 0,38 = 2280 Euro

Da die Werbungskostenpauschale 1230 Euro beträgt, lohnt es sich für ihn, die Pendlerpauschale/Fahrtkostenpauschale geltend zu machen, um insgesamt 2280 Euro von der Steuer abzusetzen.

Seit 2001 gilt eine verkehrsmittelunabhängige Entfernungspauschale (Pendlerpauschale). Sie löste die Kilometerpauschale ab, die nur für Autofahrten angewendet werden konnte. Die Entfernungspauschale entlastet nun auch Angestellte, die nicht mit einem Pkw, sondern öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus und Bahn zur Arbeit fahren. 

Bei Dienstreisen gelten die Pauschalsätze nur, wenn der Angestellte den eigenen Pkw nutzt. Wenn er mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs ist, werden die tatsächlichen Kosten erstattet.

Die steuerliche Erstattung der Fahrtkosten über die Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf 4500 Euro begrenzt. Allerdings gilt dies nicht, wenn der Angestellte mit dem eigenen Pkw oder einem Dienstwagen gefahren ist.

Weitere Ausnahmen gelten, wenn der Angestellte die tatsächlich angefallenen, höheren Kosten mithilfe von Belegen nachweisen kann. Mögliche Gründe sind Familienheimfahrten oder eine doppelte Haushaltsführung.

Den Fahrtkostenzuschuss manuell zu berechnen, ist nicht nur ein zeitintensiver, sondern auch fehleranfälliger Prozess. 

Unternehmensinterne Erstattungsregeln für Dienstreisen, gesetzliche Pauschalen für den täglichen Arbeitsweg, weitere Spesen für Übernachtung und Verpflegung – Mitarbeitende müssen die erstattungsfähigen Kosten erst einmal aus den Daten extrahieren, ehe sie die Summe der Gesamterstattung ermitteln können. Einfacher und schneller gelingt die Abrechnung mit Tools zur Reisekosten- bzw. Spesenabrechnung. 

Mitarbeitende laden ihre Belege mit wenigen Klicks in die Anwendungen hoch. Diese wendet die unterschiedlichen Pauschalen und unternehmensinternen Erstattungssätze automatisiert an und ermittelt die zu erstattenden Kosten. 

Lanes & Planes geht noch einen Schritt weiter: Mit der End-to-End-Lösung minimieren Unternehmen nicht nur ihren Arbeitsaufwand für die Spesenabrechnung, sondern können auch Buchungen und Reisekosten-Analysen über smarte Workflows beschleunigen. 

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