Entsendebescheinigung A1 – Pflicht bei EU-Auslandsreisen

Wer seine Mitarbeiter geschäftlich ins Ausland schickt, und sei es nur für einen Tag, ist verpflichtet, eine A1 Entsendebescheinigung zu beantragen.

Die A1 Entsendebescheinigung dient als Nachweis einer gültigen Sozialversicherung und muss immer beantragt werden, sobald ein Arbeitnehmer in ein anderes Mitgliedsland der Europäischen Union oder in die Schweiz reist.

Die Grundlagen zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit innerhalb der einzelnen EU-Mitgliedstaaten sind in der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 festgelegt.

Mit der Bestätigung belegt der vom Unternehmen entsandte Mitarbeiter, dass er in seinem Heimatland versichert ist. Reist ein Arbeitnehmer ins EU-Ausland, wird so vermieden, dass Sozialversicherungsbeiträge gleichzeitig in zwei EU-Staaten fällig werden.

Mitarbeiter, die für das Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaat tätig sind, bleiben also auch für die Dauer des Auslandsaufenthaltes in dem Land versichert, in dem sich der Firmensitz und ihr hauptsächlicher Arbeitsplatz befindet.

Durch die Vorlage der Entsendebescheinigung A1 hat der Arbeitnehmer im Ausland die gleichen Sozialversicherungsrechte wie die Arbeitnehmer im Inland und ist im Krankheitsfall abgesichert. Auch Leistungen bei Unfällen und Renten- sowie Mutterschaftsansprüche sind damit abgedeckt. Somit unterliegt der Reisende auch im Ausland weiterhin den Rechten des Landes, in dem der Arbeitgeber die Sozialabgaben leistet.

Grundsätzlich kommen immer die Regeln des Empfangsstaates zum Tragen, solange diese keine Schlechterstellung des Dienstnehmers im Ausland darstellen. Dies betrifft in erster Linie Gesetze zur Höhe des Mindestlohnes und der Arbeits- und Ruhezeiten.

Die Regelung zur Koordinierung der Sozialversicherungssysteme gilt für alle Staaten der Europäischen Union (EU) und für den europäischen Wirtschaftsraum (EWR), dies beinhaltet auch die Schweiz, Lichtenstein, Norwegen, Island und das Vereinigte Königreich.

Das Vorgehen für Reisen in andere Staaten, mit welchen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat, kann beim jeweiligen Sozialversicherungsträger erfragt werden.

Selbst bei Kurzreisen in einen EU-Mitgliedsstaat ist eine A1 Entsendebescheinigung erforderlich. Denn, wenn bei Kontrollen an ausländischen Arbeitsstellen keine Bescheinigung vorgezeigt werden kann, kann dem Mitarbeiter der Zutritt zu Firmen- oder Messegeländen verweigert werden oder die sofortige Forderung nach Sozialversicherungsbeiträgen nach dem jeweiligen Recht des Aufenthaltsstaates angeordnet werden.

Kann der im Ausland tätige Mitarbeiter nicht nachweisen, dass er über seinen Arbeitgeber sozialversichert ist, gelten die Bestimmungen des Landes, in dem die Tätigkeit ausgeführt wird (Territorialprinzip).

Ohne Entsendebescheinigung A1 gilt der Arbeitnehmer also als nicht versichert, was bei Krankheit oder einem Unfall teuer werden kann. Nicht versicherte Mitarbeiter können ebenso wegen Schwarzarbeit belangt werden. Die Strafen dafür fallen in den einzelnen EU-Mitgliedstaaten unterschiedlich hoch aus.

Das Unternehmen ist im Rahmen der Fürsorgepflicht dafür verantwortlich, alle erforderlichen Maßnahmen zum Schutz seiner Mitarbeiter zu treffen. Dies beinhaltet auch die A1 Entsendebescheinigung.

Fehlt die verpflichtende Bestätigung der Sozialversicherung drohen hohe Bußgelder, die vom Unternehmen, aber auch vom im Ausland tätigen Mitarbeiter zu zahlen sind. In manchen Fällen sind zudem Sozialversicherungsbeiträge nach den jeweiligen Tarifen im Einsatzland fällig.

Bei Projekten im Ausland, bei denen deutsche Mitarbeiter beteiligt sind, müssten eigentlich doppelte Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden – die deutschen und die des jeweiligen Landes. Die EU-Richtlinien legen jedoch fest, dass bei einer Entsendung nur die deutschen Regeln gelten. Die Regelung gilt für die EU-Staaten sowie für die Schweiz und Norwegen. Außerdem werden auch Länder wie Israel, Korea, Japan und Kanada aufgrund von bilateralen Abkommen mit einbezogen. Auch bei Arbeitsunfällen im Ausland wird nach einer A1-Bescheinigung gefragt.

Seit 2019 muss die A1 Entsendebescheinigung elektronisch über eine geeignete Software oder direkt über die elektronische Ausfüllhilfe sv.net beantragt werden. Der Antrag wird vom Programm an den zuständigen Sozialversicherungsträger weitergeleitet. Damit die Dokumente im Ausland anerkannt werden, werden die maschinellen A1-Bescheinigungen als elektronische Unterlagen an das Abrechnungsprogramm des Arbeitgebers zurückgeschickt. Die Bescheinigung wird dann ausgedruckt dem Arbeitgeber übergeben oder elektronisch übermittelt.

Bei Angestellten läuft die Antragstellung über den Arbeitgeber, der die Bescheinigung bei der Krankenkasse des Mitarbeiters anfordert. Privat versicherte und selbstständige Personen stellen den Antrag bei der Deutschen Rentenversicherung.

Die Prozesse und Anforderungen im A1 Verfahren werden laufend weiterentwickelt und optimiert. So ist es seit einigen Jahren Pflicht, die Entsendebescheinigung A1 elektronisch anzufordern. Erfreulich ist auch, dass die Bescheinigung nicht mehr ausgedruckt werden muss, sondern dem Mitarbeiter auch in elektronischer Form mitgegeben werden kann.

Für eine rasche und unkomplizierte Ausstellung der Bescheinigung sind folgende Angaben im A1 Formular erforderlich:

Um die rechtzeitige Ausstellung zu gewährleisten, sollte der Antrag spätestens zwei Wochen vor der Abreise gestellt werden.

Arbeitnehmer, die regelmäßig und wiederkehrend im EU-Ausland tätig sind können eine A1 Dauerbescheinigung (Vordruck GME1) beantragen. Dies ist jedoch an gewisse Bedingungen geknüpft. So muss die Tätigkeit in einem oder mehreren Staaten planbar und regelmäßig erfolgen.

Die A1 Dauerbescheinigung für die Mehrfachbeschäftigung kann für die Dauer von bis zu fünf Jahren ausgestellt werden.

Eine Pauschalbescheinigung für mehrere Länder ist nicht möglich. Das A1 Formular muss grundsätzlich für jede Reise und für jedes Land extra ausgefüllt und eingereicht werden.

Die DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland) kann jederzeit nachträglich Nachweise über die Tätigkeit im Ausland einfordern.

Grundsätzlich gilt die Bescheinigung für die Dauer der Auslandstätigkeit, unabhängig ob diese ein paar Stunden oder einige Wochen dauert. Jedoch wird diese mit einem Maximalzeitraum von 24 Monaten begrenzt.

Dauert der Auslandseinsatz länger als 24 Monate, können die Sozialversicherungsleistungen unter bestimmten Voraussetzungen mit einer Ausnahmevereinbarung geltend gemacht werden.

Lanes & Planes hilft Ihrem Unternehmen auch beim A1 Formular – einfach und unkompliziert. Ihre Personal-Abteilung erhält von uns immer volle Transparenz über geplante Geschäftsreisen ins Ausland. So informiert Sie unser Computer-System zeitnah über Auslandsaufenthalte Ihrer Angestellten. Wir stellen damit sicher, dass Ihnen keine doppelten Zahlungen oder Bußgelder drohen.