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Immer mehr Aufgaben fallen in die Verantwortlichkeit des Fuhrparkleiters. Viel zu oft auch das Dienstreisemanagement, wenn das Unternehmen keinen eigenen Bereich dafür hat oder eine andere verantwortliche Person. Gelegentlich kommt es sogar vor, dass diese Aufgabe auf mehrere Mitarbeiter aufgeteilt wird, wozu eben auch der Fuhrparkleiter gehört. Das kostet nicht nur unnötig Zeit, die dann für die eigentlichen Hauptaufgaben fehlt, sondern die Firma auch unnötig Geld. Kann es da helfen, die Verwaltung von Dienstreisen an professionelle Dienstleister abzugeben? Welche Aufgaben können wirklich abgegeben werden und welche Kosten kommen auf ein Unternehmen zu, wenn ein Outsourcing stattfindet? Flottenmanagement zeigt im Folgenden auf, was solche externen Dienstleister können, und ob es sich lohnt, die Aufgabe in andere Hände zu geben.

Das Dienstreisemanagement setzt sich aus vielen verschiedenen Faktoren zusammen. Sei es das Buchen von Transportmitteln wie Flugzeug, Bus, Bahn, Schiff oder Auto oder sei es die Buchung der Unterkunft, die Fürsorgepflicht, die Dienstreisebegleitung wie ein 24-Stunden-Service oder auch das Reporting der Reisedaten. Hier die besten und passenden Angebote für die Mitarbeiter zu finden, ist sehr aufwendig. Welche Vorteile bieten externe Anbieter?

Die Planung von Geschäftsreisen wird immer komplexer und viele Unternehmen übernehmen sich mit dieser Aufgabe und verschwenden durch Unwissen Geld. Da kann es von Vorteil sein, die Verwaltung der Reisen in fremde Hände zu geben. Anbieter für das Geschäftsreisemanagement arbeiten oft eng mit den Unternehmen zusammen, um die individuellen Bedürfnisse der Dienstreisenden genau zu kennen und dementsprechend ein Management-Tool zu entwickeln oder die Reisen zu planen. Oft arbeiten ausgebildete
Reiseverkehrskaufleute im Unternehmen, damit eine gewisse Expertise geboten werden kann. Sie übernehmen meist die komplette Verantwortung für eine Geschäftsreise, von der Fürsorgepflicht bis hin zum 24-Stunden-Service für die Reisenden. Sie holen das Beste aus jeder Reise heraus, verlieren dabei auch nicht die Prozessoptimierung und Kostenkontrolle aus dem Blick, so Hans-Jürgen Gutleben, Bereichsleiter Geschäftsreisen/DTS des Dienstreisemanagementanbieters DERPART. Oft wird mit eigenen Webportalen gearbeitet, welche individuell konfiguriert werden können. Teils werden für die Reisenden nicht nur Onlineportale, sondern auch Apps angeboten, welche während der Reise genutzt werden können, um jederzeit alles einsehen zu können oder Buchungen vorzunehmen. Besonders das Angebot des 24-Stunden-Service gebe den Reisenden eine gewisse Sicherheit, ergänzt Peter Ashworth, Senior Vice President Central & Eastern Europe von Carlson Wagonlit Travel (CWT). Mithilfe von regelmäßigen Reportings könne man zudem das Reiseverhalten der Mitarbeiter analysieren und die kommende Reiseplanung nach den Analyseergebnissen richten.

Mit der Nennung der Vorteile wird bereits deutlich, welche Dienstleistungen externe Geschäftsreiseveranstalter anbieten. Dr. Veit Blumschein, CEO bei Lanes & Planes, gibt einen guten Vorgeschmack darauf, was Unternehmen erwartet, die ihr Geschäftsreisemanagement outsourcen. Von dem Versprechen 30 Prozent der Reise- und Prozesskosten einzusparen mal abgesehen bietet Lanes & Planes nicht nur die Buchung, die Zahlungsabwicklung oder einen mobilen Reisebegleiter per App an, sondern auch die Reisekostenabrechnung, das Belegmanagement und umfassende Reportings. Gutleben von dem Veranstalter DERPART setzt in seinem Angebot besonders auf den 24-Stunden-Service und auf das Travel-Risk-Management, was besonders bei Dienstreisen in Krisenländern hilfreich sein kann und zu mehr Sicherheit verhilft. Peter Ashworth von CWT verrät, dass viele Unternehmen darauf
Wert legen, jederzeit zu wissen, wo ihre Mitarbeiter sich gerade befinden. Aus diesem Grund bieten sie ein sogenanntes Traveler-Tracking an. Dies sei besonders im Krisenfall hilfreich und wichtig, wenn der Mitarbeiter anders nicht zu erreichen ist. Fraglich ist jedoch, selbst wenn das Unternehmen es als Vorteil sieht, ob es hier nicht zu stark in die Privatsphäre dringen könnte. [..]