Reisekosten-Management

Die digitale Transformation von Geschäftsreisen vorantreiben und Kosten senken. Mit Strategie und Best Practices.

Spätestens seit ChatGPT ist künstliche Intelligenz in der Mitte von Wirtschaft und Gesellschaft angekommen. Ihr Siegeszug in der Reisebranche hat bereits begonnen. Für Unternehmen bieten sich ganz neue Möglichkeiten, Geschäftsreisen wirtschaftlich zu planen und für Mitarbeitende attraktiv zu gestalten. Ein Überblick.

Ab Januar 2024 treten in einigen Ländern neue Regelungen für Verpflegungsmehraufwand und geschäftliche Übernachtungen in Kraft. Dadurch rückt das Thema Reisekostenpauschalen für Geschäftsreisende wieder in den Fokus. In diesem Artikel erhalten Sie Informationen zu den aktuellen Änderungen und den angepassten Pauschalbeträgen für jedes Reiseland.

Reisekosten abzurechnen ist lästig, für Reisende und für Sachbearbeiter in der Buchhaltung. Denn damit Unternehmen die Ausgaben beim Finanzamt geltend machen können, sind einige Formalia zu beachten. Mit smarten Prozessen lässt sich der Aufwand für die Reisekostenabrechnung allerdings minimieren. Das entlastet nicht nur Mitarbeitende, sondern erhöht auch den Return on Invest der Geschäftsreisen. 

Gut gemeint, aber nicht gut gemacht – so könnte man die Digitalisierungsbemühungen vieler Unternehmen nach der Corona-Pandemie beschreiben. Auch im Management von Geschäftsreisen. Unternehmen integrieren neue Reisekostentools, dabei würden sie mit einer vollwertigen Travelmanagement Software deutlich mehr Effizienz gewinnen.

Ein langer Arbeitsweg, zahlreiche Dienstreisen – Fahrtkosten können sich für Angestellte schnell zum Kostenfaktor entwickeln. Wir erklären, welche Möglichkeiten Arbeitnehmer haben, die finanzielle Belastung zu reduzieren.

Ab Januar 2023 gelten in einigen Ländern neue Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und geschäftliche Übernachtungen. Damit gewinnt das Thema Reisekostenpauschalen für Geschäftsreisende wieder an Bedeutung. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Änderungen nun gelten und wie sich die Pauschalbeträge im jeweiligen Reiseland verändert haben.

Jeder Person, die im Rahmen einer geschäftlichen bzw. dienstlichen Ausübung Reisen unternimmt, stehen Leistungen zur Deckung des Verpflegungsaufwandes zu. Diese sind den durchschnittlichen Lebenshaltungskosten des jeweiligen Reiseziellandes angepasst.

Das Jahr 2020 hat uns gezeigt, wie schnell sich gewohnte Abläufe ändern können. Wir sind gezwungen, uns im privaten als auch im geschäftlichen Bereich anzupassen.

Vor kurzem hat Battery Ventures dem Geschäftsreise-Portal Lanes & Planes 10 Millionen US-Dollar an Venture Capital zugesichert. David Traens und Veit Blumschein unterhalten sich darüber, was es bedeutet ein Unternehmer zu sein. Was steckt hinter dem Erfolg von Lanes & Planes und wie kam es dazu?

Oft werden Duty of Care und Travel Risk Management als das gleiche angesehen, und doch unterscheiden sie sich in der Bedeutung.

Sind Sie für die Organisation der Geschäftsreisen in Ihrer Firma zuständig? Dann wissen Sie wahrscheinlich, wie stressig eine durchdachte Planung und flüssige Durchführung von Reisen sein kann. Die besten Angebote zu den passenden Zeiten finden, die schnellsten Verbindungen suchen und alle relevanten Daten einholen: Das kostet meist wertvolle Zeit und noch viel wertvollere Nerven.

Sind Ihre Mitarbeiter oft im Außendienst unterwegs oder auf Dienstreisen? Oder sind Ihre Kollegen im Home Office? Dann hilft Ihnen ein gut durchdachtes und digitalisiertes Auslagen Management, alle Kosten, Spesen und Aufwendungen rasch und übersichtlich abzurechnen.

Verwendet Ihr Unternehmen viel Zeit darauf, einzelne Rechnungen zum gleichen Rechnungssteller zu akkumulieren und zu prüfen? Dies muss nicht sein. Mit so genannten Sammelrechnungen, die alle Ihre gebuchten Leistungen auf einer einzigen Rechnung zusammenfassen, haben Sie nicht nur einen ausgezeichneten Überblick, Sie sparen sich auch sehr viel Zeit und Nerven.

Schickt ein Unternehmen seine Mitarbeiter auf Reisen, hat es dafür Sorge zu tragen, dass die Sicherheit und die Gesundheit des Reisenden bis zu seiner Rückkehr und auch darüber hinaus gewährleistet ist. Dazu sind seitens des Unternehmens bereits im Vorfeld alle notwendigen Vorkehrungen zu treffen.

Für Unternehmen, deren Mitarbeiter regelmäßig reisen, ist ein effektives Travel Management unerlässlich. Denn nichts ist ärgerlicher sowie zeit- und kostenzehrender als ein nicht funktionierendes Reisemanagement.

Dass Reisen mit dem Auto oder dem Flugzeug schlecht für die Umwelt sind und den Klimawandel begünstigen, ist nun wirklich kein Geheimnis mehr. Unternehmen sind nun gefragt, einen Beitrag zu leisten, um den eigenen Carbon-Footprint auszugleichen.

Prämien für den Einsatz von Geschäftskreditkarten auf Geschäftsreisen klingen vielleicht nicht nach einem wichtigen Teil Ihrer Business-Strategie. Jedoch können sie Teil einer sinnvollen Gesamtkonzeption Ihres Travel Managements werden, wenn Sie sie richtig einsetzen. Insbesondere können Reiseprämien Ihnen dabei helfen, Dinge zu tun, für die Sie sonst möglicherweise nicht über den entsprechenden Cashflow verfügen.

Business-Trips sind Freude und Leid in einem: Man entdeckt neue Städte, Länder, Plätze und lernt interessante Menschen kennen; trotzdem sind Geschäftsreisen kein Urlaub und Reisestrapazen müssen mit Business verbunden werden. Eine Geschäftsreise sollte sich für Mitarbeiter möglichst angenehm gestalten – letztendlich kommt es dem Unternehmen zugute, wenn sich die Reisenden wohlfühlen.

In vielen Firmen sehen Geschäftsreisen folgendermaßen aus: Wer viel unterwegs ist, bucht unter Zeitdruck die nächste Reise, während sich Berge an Tickets und Hotelrechnungen vom letzten Trip anhäufen. Das kostet Zeit, Nerven und vor allem Geld. Anschlusszüge, günstig gelegene Hotels, Busverbindungen – es ist unglaublich aufwändig die günstigsten Varianten zu recherchieren und effizient zu buchen. Aber 70 Prozent deutscher Firmen haben bis dato keine Travel Management Lösung im Einsatz und von den restlichen 30 Prozent sind ¾ unzufrieden.

Über 51,6 Mrd. Euro geben deutsche Firmen jährlich für Geschäftsreisen aus (Quelle: VDR-Studie 2017), dies entspricht 1,5 Prozent mehr als im Vorjahr und ist absoluter Rekordwert. Die starke Wirtschaftslage, die größere Mobilität sowie die Selbstverständlichkeit von Unternehmen, seine Mitarbeiter auf Reisen zu schicken, sind Gründe hierfür. Business-Reisen sind auch dieses Jahr auf einem weiteren Höhenflug und nehmen im Gesamt-Budget von Unternehmen einen großen Posten ein.