Airbnb als Firma buchen: So einfach geht Ihre nächste Geschäftsreise!

Bereits seit 2008 ermöglicht das umfangreiche Netzwerk die Vermietung und Buchung privater Unterkünfte und ist somit im Laufe der Zeit zu einer wichtigen Alternative zur herkömmlichen Hotelbuchung geworden.

Vor allem für längere Aufenthalte kann die Einmietung in Unterkünfte über Airbnb im Vergleich zur herkömmlichen Hotelbuchung finanzielle Vorteile bringen.

Privat- und Geschäftsleute können in mehr als 100.000 Städten in über 220 Ländern nach Zimmern, Wohnungen oder Häusern suchen.

Airbnb hat mit dem Anbieten von Unterkünften für Geschäftsreisende eine Nische gefunden, die von Unternehmen und Reisenden gerne genutzt wird. 

Mit attraktiven Zusatzangeboten hat sich die Plattform auf die Bedürfnisse seiner Kunden eingestellt und bietet innovative Lösungen für den Geschäftsreisemarkt an.

Bei Geschäftsreisen gibt es ein festgelegtes Ziel und auch der Zeitpunkt und die Dauer der Reise sind in der Regel bereits bekannt. Umso leichter sollte somit auch die Suche nach einer geeigneten Unterkunft sein. Während bei Hotelbuchungen oft auf verschiedenen Plattformen nach freien Zimmern gesucht werden muss, bietet Airbnb seinen Kunden ein riesiges Angebot in nahezu jeder Stadt. 

Mit mehr als 800 Millionen Airbnb Unterkünften rund um den Globus haben Geschäftsreisende eine umfangreiche Auswahl an Privatzimmern, Hotelzimmern oder auch ganzen Wohnungen und Häusern.

Bei der Nutzung von Airbnb profitieren beide Seiten von der Absicherung über die Plattform – Anbieter und Mieter.

Bevor Privatpersonen ihre Immobilien über Airbnb anbieten dürfen, wird ein Background-Check durchgeführt, welcher vor Fake-Inseraten und Betrug schützen soll. Zudem geht jede Buchung direkt über die Plattform, um hier auch für beide Seiten mehr Transparenz und Sicherheit zu bieten.

Auch in puncto Sauberkeit steht Airbnb dem Hotelservice in nichts nach. Seit einiger Zeit ist seitens der Vermieter eine erweiterte Reinigung im Rahmen der Sicherheitspraktiken rund um Covid 19 vorzunehmen, um die Reinigungsstandards an die lokalen Gesetze und Richtlinien anzupassen und Risiken zu minimieren.

Obwohl der Service in Hotels für viele ganz verlockend scheint, ziehen es immer mehr Geschäftsreisende vor, unabhängig zu sein und sich selbst zu versorgen. Vor allem bei längeren Aufenthalten ist eine private Unterkunft bequemer und der Gast fühlt sich wohler.

Ein weiterer klarer Vorteil sind die außergewöhnlichen Objekte, die über Airbnb zur Verfügung stehen. Vom hippen Loft, über die historische Villa bis hin zum gemütlichen Bauernhaus ist nahezu alles zu finden. 

Je nach Bedarf können Appartments und ganze Häuser gemietet werden. Besonders beliebt sind abgelegene Spezialimmobilien für Teambuildings und Seminare.

Ein angenehmes und einzigartiges Ambiente wirkt sich schließlich auch positiv auf die Zufriedenheit und somit auf die Produktivität der Mitarbeiter aus.

Welche Art der Unterbringung für die Reisenden besser geeignet ist, muss jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden. So wie die Buchung von Hotelzimmern hat auch die Buchung einer Airbnb Unterkunft klare Vor-, aber auch Nachteile.

Ein großer und wichtiger Punkt, der für Airbnb steht, ist mit Sicherheit der Kostenfaktor. Neben exklusiven und teuren Unterkünften in Villen oder anderen Spezialimmobilien ist der durchschnittliche Preis in herkömmlichen Airbnb-Wohnungen und Häusern um etwa 30 % bis 40 % billiger als ein Hotelzimmer.

Auch der Check-in ist über Airbnb meist deutlich flexibler und unkomplizierter. Viele Vermieter haben bereits einen Schlüsselsafe montiert, der ein kontaktloses Einchecken zu jeder beliebigen Uhrzeit möglich macht.

Bei der Buchung einer Unterkunft über Airbnb for work ist in der Regel immer kostenloses WLAN und ein geeigneter Arbeitsplatz inkludiert. In der Beschreibung der Räume sind diese Anforderungen immer klar definiert und ersichtlich. Auch im Hotel gehört eine WLAN-Verbindung bereits zum Standard, jedoch kann dies mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Ein adäquater Arbeitsplatz ist auf dem Hotelzimmer meist nicht vorhanden.

Der Standort der Immobilie ist vor allem für Geschäftsreisende nicht unwichtig. Hier haben Hotels die Nase vorn. Vor allem in Stadtzentren und in der Nähe von Messegeländen und Kongresszentren profitieren Reisende von der günstigen Lage der Hotelketten.

Auf der anderen Seite eignen sich Unterkünfte von Airbnb an abgelegenen Standorten oftmals besser für Seminare oder Betriebsausflüge.

Fakt ist, Airbnb hat sich mit dem Anbieten von Unterkünften für Geschäftsreisende längst etabliert und ist als Alternative zum Hotelzimmer nicht mehr wegzudenken.

Geschäftsreiseplattformen wie Lanes & Planes erleichtern das Travel Management und ermöglichen sowohl die Buchung von Hotels als auch von Airbnb Unterkünften in nur einem System. So können bereits im Vorfeld in Frage kommende Unterkünfte zeitsparend miteinander verglichen werden.

Das macht die Suche nach dem geeigneten Quartier noch einfacher.

Vor allem bei Geschäftsreisen über einen längeren Zeitraum und Reisen mit mehreren Teilnehmern ist eine Unterkunft über Airbnb eine kostengünstige und bequeme Alternative zu klassischen Hotels.

Bei verschiedenen Destinationen während einer Reise gibt es auch die Möglichkeit Hotelzimmer und Airbnb-Unterkünfte miteinander zu kombinieren. Mit der Anbindung an mehrere Reservierungsschnittstellen und einer Airbnb Integration können sämtliche Übernachtungsmöglichkeiten zum jeweils günstigsten Preis gebucht werden.Ein 24/7 Support, welcher im Notfall immer erreichbar ist, sollte nicht außer Acht gelassen werden, egal ob Sie über einen Drittanbieter, Airbnb oder direkt im Hotel buchen. Vor allem im Hinblick auf die Fürsorgepflicht des Unternehmens ist dies ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl an Unterkunftsanbietern.

Buchen Ihre Mitarbeiter ein Airbnb über ihr Privatkonto für eine Geschäftsreise, so muss die Airbnb Rechnung auf die Firma ausgestellt sein, um eine Rückerstattung der Reisekosten zu gewährleisten. Die ausgestellte Firmenrechnung muss dabei steuerkonform sein. Da eine rückwirkende Bearbeitung nicht möglich ist, kann eine falsch ausgestellte Rechnung zu Fehlern bei der Abrechnung führen und diese erschweren.

Bei der Buchung über die Travel & Expense Management Plattform von Lanes & Planes werden alle anfallenden Kosten automatisch übernommen und der Reisende muss nicht mehr in Vorleistung gehen. Nach der Reise werden diese über handels- & steuerrechtlich konforme Sammelrechnungen weiterverrechnet. Dabei wird jede Position einzeln angeführt, was die firmeninterne Zuordnung vereinfacht.

Auch die dabei angefallene MwSt. kann bei sämtlichen Inlands- und Auslandsreisen ganz einfach zurückgeholt werden. Ihre Airbnb Rechnung kann somit steuerkonform eingereicht und abgerechnet werden. 

Mit geeigneten Tools kann der Verpflegungsmehraufwand im Zuge der Reisekostenabrechnung automatisch berechnet werden. Bei der Nutzung einer Dienstreise-App werden die Kilometerpauschalen und der Verpflegungsmehraufwand auch von unterwegs direkt berechnet und an die zuständige Buchhaltungsstelle weitergeleitet.

Die Suche und Buchung bei der auch die Abrechnung funktioniert könnte mit Lanes & Planes nicht einfacher sein.

Die zentrale Abrechnung erfolgt über das Single-Kreditor Prinzip. So gibt es für das Unternehmen nur noch einen einzigen Kreditor, über den sämtliche Reiseleistungen abgerechnet werden.

Im Dashboard ist jede Reise über das jeweilige Reiseprofil übersichtlich dargestellt und für zugriffsberechtigte Mitarbeiter leicht nachvollziehbar. So können laufende und abgeschlossene Reisen eingesehen und ein Überblick über noch offene Kosten gewonnen werden. Werte, die für die Buchhaltung und das Controlling relevant sind wie die Anzahl der gebuchten Nächtigungen, der durchschnittliche Preis pro Tag oder die gesamten Ausgaben pro Reise können über das Berichtswesen ausgewertet und im CSV-Format heruntergeladen werden.

Auch die Reisekostenabrechnung für den Mitarbeiter ist durch die digitale Unterstützung effizienter Abrechnungstool einfacher und zeitsparender.

Während die Buchung von Hotels meist mit einem erhöhten Aufwand aufgrund der komplizierten Verwaltung der Belege verbunden ist, werden die Daten bei Airbnb oder bei Drittanbietern zentral direkt auf der Plattform gespeichert. So haben Reisende die Buchungsbestätigung digital zur Hand und können diesen Beleg sogleich bei der Spesenabrechnung einreichen. Auch das Unternehmen hat stets eine Übersicht über die gebuchten Übernachtungen und den Aufenthaltsort seiner Mitarbeiter.   

So erleichtert die Nutzung von Travel Management Lösungen auch die Einhaltung der Reiserichtlinien, welche in der Regel im System hinterlegt werden können. Sämtliche Daten zu Reisekosten, Reservierungen und genutzten Transportmitteln sind im Dashboard einsehbar. So kann sich der Mitarbeiter innerhalb der erlaubten Richtlinien selbst managen und selbstbestimmt agieren.

Die Integration von Airbnb in das Travel Management System hat also viele Vorteile und bietet dem Unternehmen zusätzlich zum Hotelangebot ein größeres Spektrum an Übernachtungsmöglichkeiten.