5 Tipps für die Planung der nächsten Geschäftsreise

In nahezu allen Berufen und Branchen ist es hin und wieder erforderlich, auf Geschäftsreise zu gehen. Damit ein solcher Businesstrip erfolgreich gelingt, muss er gut vorbereitet werden. Hierzu gehört unter anderem, ein konkretes Reisebudget festzulegen, eine stilvolle Unterkunft zu wählen und sich für ein geeignetes Transportmittel zu entscheiden. Auch die Arbeit vor Ort muss professionell geplant und organisiert werden. Dieser Artikel stellt die wichtigsten Aspekte vor, die bei der Planung einer Geschäftsreise eine Rolle spielen.

Der wahrscheinlich wichtigste Punkt bei der Planung einer Geschäftsreise ist die Frage nach dem Budget. Denn: Mit einer Businessreise sind verschiedene Kosten verbunden. Unter anderem müssen der Transport, die Unterkunft, die Verpflegung und einiges mehr bezahlt werden. Es ist wichtig, ein konkretes Reisebudget festzulegen, damit die Kosten einer solchen Geschäftsreise nicht aus dem Ruder laufen. Das gilt insbesondere dann, wenn man nicht selbst unterwegs ist, sondern Mitarbeiter schickt. Je genauer diese wissen, wie viel Budget ihnen zur Verfügung steht, desto besser können sie die Reise organisieren und finanzieren.

Für die Finanzierung einer Businessreise gibt es unterschiedliche Modelle. Einige Unternehmen buchen die Tickets, Unterkünfte und Transportmöglichkeiten vor Ort selbst, um die volle Kontrolle zu behalten. Andere überlassen ihren Mitarbeitern eine größtmögliche Freiheit, diese müssen die verschiedenen Belege jedoch sammeln und einreichen. Ebenso ist es möglich, eine Reisekreditkarte mit einem bestimmten Betrag zu versehen. Diese Karte kann dann vor Ort zur Begleichung unterschiedlicher Rechnungen genutzt werden. Das bietet eine größtmögliche Flexibilität bei der Geschäftsreise.

Bei einer Geschäftsreise spielt die Unterkunft eine besonders wichtige Rolle. Diese sollte zentral gelegen sein, damit eventuelle Veranstaltungsorte, Kunden, Businessmeetings und andere Dinge leicht erreicht werden können. Ebenso ist es ratsam, dass die Unterkunft verschiedene Annehmlichkeiten und Services bietet. Nur wenn man nach dem Arbeiten perfekt entspannen und neue Kräfte tanken kann, ist man am nächsten Tag in der Lage, wieder professionell, kreativ und energiegeladen tätig zu werden.

Für eine Businessreise stehen ganz unterschiedliche Arten der Unterkunft zur Verfügung. Neben Hotels sind das beispielsweise Serviced Apartments und Airbnb. Bei der Auswahl sollte unter anderem auf den Preis geachtet werden. Zudem ist es sinnvoll, sich verschiedene Rezensionen zu der Unterkunft durchzulesen, um zu prüfen, ob andere Nutzer damit zufrieden waren und ob sie sich für eine Geschäftsreise eignet. Viele Reisende entscheiden sich für das Designhotel bei Meran, weil dieses mit vielen Vorteilen speziell für Geschäftsreisende aufwartet.

Für die Anreise zu einer Zieldestination gibt es unterschiedliche Optionen. Einige Geschäftsleute reisen bevorzugt mit dem Zug, da sie so nicht selbst fahren müssen und die Reisezeit für die Vorbereitung und für verschiedene Arbeiten nutzen können. Andere sind bevorzugt mit dem Auto unterwegs, um sowohl während der Anreise als auch vor Ort möglichst flexibel zu sein. Für Geschäftstermine im Ausland führt häufig kein Weg an einer Anreise mit dem Flugzeug vorbei.

Es ist wichtig, die Tickets für Züge oder Flugzeuge rechtzeitig zu buchen. So lässt sich einerseits gutes Geld durch Frühbucherrabatte sparen und andererseits sicherstellen, dass im benötigten Zeitraum die geeigneten Transportmittel zur Verfügung stehen. Gerade bei Auslandsreisen ist es zudem empfehlenswert, einen Mietwagen vor Ort zu nutzen. So bleibt man flexibel und kann unterschiedliche Ziele schnell und einfach erreichen. Die Auswahl des Mietwagens sollte bereits in der Heimat erfolgen, damit man vor Ort möglichst keinen Stress hat.

Sobald man weiß, wann der nächste Flug sein wird, stellt man sich schon die Erinnerung für den Check-In. Auch hier bietet die Digitalisierung einen weiteren Vorteil: Den automatischen Check-In nach Ihren Präferenzen. Über unsere Plattform können beispielsweise Präferenzen zu Sitzplatz hinterlegt werden, die dann beim Check-In von dem System beachtet werden. So können Sie ohne jegliches Zutun beruhigt sein, dass Sie auf Ihrem nächsten Flug an Ihrem Lieblingsplatz* sitzen werden. Der Check-In passiert in der Sekunde, in der die jeweilige Airline ihn freischaltet.

Mittlerweile gibt es großartige Angebote, mit denen die Geschäftsreise via Bus zum puren Komfort wird: Keine Warteschlange bei der Sicherheitskontrolle, da es einfach keine gibt. Den Laptop und das Handy muss man nicht extra verstauen, sondern man kann seine Geräte immer bei sich haben. Durch die Verfügbarkeit des WLAN an Board kann man auch längere Ausfallzeiten die beim Fliegen entstehen würden vermeiden. 

Dabei tut man nicht nur seinem Geldbeutel bzw. den Kosten für die Firma was Gutes, sondern auch noch der Umwelt, wenn man bedenkt, dass eine Busfahrt weniger als 1/6 der Treibhausgase auf der gleichen Strecke ausstoßt wie in Flug.

Was früher also für keinen Geschäftsreisenden eine Option gewesen wäre, ist mittlerweile eines der meistgenutzten und eine der angenehmsten Methoden um gerade bei kurzen Strecken von A nach B zu kommen.  

Ein hervorragendes Zeitmanagement spielt bei allen Reisen eine wichtige Rolle. Man sollte immer genügend Puffer zur Verfügung haben, um auf Staus, Zugausfälle oder verspätete Abflüge reagieren zu können. Außerdem sollte man nicht erst zum ersten Termin ankommen, sondern genügend Zeit haben, um die Unterkunft zu beziehen und sich einen ersten Eindruck von der jeweiligen Stadt oder dem Land zu machen.

Bei Businessreisen ins Ausland kommt es immer wieder zu Zeitverschiebungen. Diese Zeitunterschiede zum Heimatland sollte man sich bewusst machen, um auf einen Jetlag reagieren zu können. So kann man sich auf die veränderten Zeiten bereits zu Hause einstellen und spart sich somit vor Ort eine Menge Mühe. Das ist für den persönlichen Biorhythmus von Vorteil und hilft einem dabei, von Anfang an effizient zu arbeiten. Nicht zuletzt sollten genügend Ruhephasen eingeplant werden, um eine Überforderung zu vermeiden.

Für eine Businessreise werden ganz unterschiedliche Komponenten benötigt. Neben einem Personalausweis gehört hierzu häufig ein Reisepass. Das gilt insbesondere dann, wenn andere Länder besucht werden sollen. Ebenso kann es notwendig sein, ein Visum zu beantragen, um in ein bestimmtes Land überhaupt einreisen zu können. Außerdem sollte man sicherstellen, dass man die Flugtickets und die Bescheinigung der Hotelbuchung dabei hat, um keine bösen Überraschungen zu erleben. Ferner müssen die Geschäftstermine vor Ort vorbereitet werden.

Es ist häufig erforderlich, geschäftliche Dokumente und Präsentationen dabeizuhaben. Heutzutage ist es üblich, diese in digitaler Form mit sich zu führen, aber auch klassische Dokumente und Akten sind nach wie vor im Einsatz. Des Weiteren sollte man sämtliche Kontaktdaten der Geschäftspartner vor Ort mitnehmen, um diese leicht finden und mit ihnen Kontakt aufnehmen zu können. Außerdem wird eine spezielle Geschäftskleidung für den Businesstrip benötigt. Je nachdem, welche Art von Veranstaltung man besucht, muss diese elegant sein oder darf eine legere Note haben. Nicht zuletzt ist es nötig, verschiedene elektronische Geräte und deren Ladegeräte mitzuführen und auch die Geschäftskarten dabeizuhaben.

Während einer Reise kann es zu ganz unterschiedlichen Schwierigkeiten und Komplikationen kommen. Beispielsweise passiert es immer wieder, dass Gepäck durch die Fluggesellschaften verlorengeht oder von Kriminellen gestohlen wird. Ebenfalls lästig ist es, wenn es zu Stornierungen kommt und man vom Reiseziel nicht zurückkehren kann. Zudem ist es keine Seltenheit, dass es auf Businesstrips zu medizinischen Notfällen kommt, auf die dann angemessen reagiert werden muss.

In all diesen Fällen ist eine professionelle Reiseversicherung hilfreich. Diese unterstützt Betroffene bei unvorhergesehenen Ereignissen und stellt sicher, dass sie unbeschadet wieder in der Heimat landen. Unterschiedliche Versicherer bieten jeweils andere Leistungen an. Deswegen ist es wichtig, sich deutlich vor Reisebeginn mit den verschiedenen Möglichkeiten auseinanderzusetzen und eine Versicherung zu wählen, die zu den eigenen Bedürfnissen passt.

Eine Geschäftsreise ist für Unternehmen von Vorteil und bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre persönlichen Stärken voll auszuspielen. Das gilt aber nur dann, wenn der Businesstrip bestmöglich vorbereitet ist und man sich auf alle Eventualitäten vorbereitet hat. Hierfür ist es erforderlich, rechtzeitig mit der Planung zu beginnen und einen konkreten Reiseplan zu erstellen, den man dann Schritt für Schritt abarbeitet.

*abhängig von Verfügbarkeit bei Check-In Zeit